• กระบวนการซื้อ (Purchase)

  1. Vendor คู่ค้า 2. Purchase ถ้าเป็นบริษัทที่กำลังเริ่มต้น อาจมีเพียงเจ้าของ  และ/หรือ ผู้ช่วย ดังนั้นการบันทึกการสั่งซื้ออาจเป็นเพียงการบันทึกย้อนหลัง คือ ซื้อไปก่อนแล้ว แล้วค่อยเอาใบเสร็จมาบันทึกในระบบ เมื่อบริษัทเติบโตมากขึ้น มีพนักงานมากขเป็นที่นิยม

• คู่ค้า Vendor

  ทำไมต้องมีคู่ค้า เพื่อเก็บบันทึกประวัติชื่อที่อยู่ ของบริษัทคู่ค้า เป็นฐานข้อมูลในระบบ เพื่อสามารถตรวจสอบเอกสารต่างๆให้มีข้อมูลที่ถูกต้องได้ เพื่อใช้ในการวางแผนระยะเวลาเครดิต สิทธิ์การดำเนินการ สร้าง คู่ค้า เลือกเมนู สั่งซื้อ และ คู่ค้า กดปุ่ม สร้าง กรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ กด บันทึก แก้ไข คู่ค้า เลือกเมนู สั่งซื้อ และ คู่ค้า เลือกคู่ค้า ที่ต้องการแก้ไข กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข แก้ไขข้อมูลตามที่ต้ผู้อ่านไม่กี่คน

• ใบขอซื้อ Purchase Request (PR)

  ทำไมต้องมีใบขอซื้อ (PR) เป็นเอกสารภายใน เพื่อแจ้งรายการของที่ต้องการซื้อ จำนวน พร้อมรายละเอียด และราคา (ถ้ามี) ให้แก่ฝ่ายจัดซื้อ ใช้ในการควบคุมการสั่งซื้อและเบิกสินค้าภายในบริษัทว่ามีความถูกต้อง และผ่านการอนุมัติจากหัวหน้าฝ่ายแล้ว สิทธิ์การดำเนินการ สร้าง ใบขอซื้อ (PR) เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ กดแท็บ 1. ขอซื้อ กดปุ่ม สร้างใบขอซื้อ (PR) กรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ กด บันทึก เลือกเมนเป็นที่นิยม

• ใบสั่งซื้อ Purchase Order (PO)

  ทำไมต้องมีใบสั่งซื้อ (PO) เป็นเอกสารให้คู่ค้าเพื่อยืนยันรายละเอียดการสั่งซื้อ เช่น เครดิต กำหนดส่งสินค้า เป็นการสั่งซื้อเข้า สาขาไหน หรือ งานไหน วางแผนงบประมาณในการซื้อสินค้า/บริการ สิทธิ์การดำเนินการ สร้าง ใบสั่งซื้อ เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ กดแท็บ 2. สั่งซื้อ กดปุ่ม สร้างใบสั่งซื้อ (PO) กรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ กด บันทึก เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการสร้าง PO กดปุ่มดำเนินการผู้อ่านไม่กี่คน

• ใบรับสินค้า/บริการ Goods Receipt (GR)

  ใบรับสินค้า/บริการ (GR) อ้างอิง PO ใบสั่งซื้อ ทำไมต้องมีใบรับสินค้า/บริการ (GR) เพื่อให้ฝ่ายต่างๆของบริษัทใช้บันทึกยืนยันการรับสินค้า/บริการ ว่าได้รับตามจำนวนและมูลค่าที่ถูกต้องตามที่ขอสั่งซื้อไปและตรงกับใบส่งสินค้าของคู่ค้า ฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบความถูกต้อง เช่น วันที่ของเอกสารไม่ข้ามเดือนจากเอกสารใบส่งของ, การลงบันทึกบัญชีที่ถูกต้อง, และข้อมูลเลขที่ใบกำกับภาษีของทางคู่ค้า (ในกรณีเป็นสินค้า) ถูกต้องและครบถ้วน วางแผนกระแสเงินสด สำหรับค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า/บริการ สิทธิ์ผู้อ่านบางคน

• ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ Accounts Payable (AP)

  ทำไมต้องมีใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ใช้ในการตั้งจ่ายเอกสารเพิ่มหนี้ โดยอ้างอิงใบรับสินค้า/บริการ (GR) เช่นในกรณี คำนวณราคาต่ำกว่าที่เป็นจริง หรือ ปริมาณเกินจำนวนที่ตกลงซื้อขายกัน เพื่อเป็นการตั้งหนี้ โดยไม่อ้างอิงใบสั่งซื้อ (PO) หรือ ใบรับสินค้า/บริการ Goods Receipt (GR) เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ และเงินเดือนพนักงาน หรือในกรณีที่เพิ่มราคาสินค้า/บริการ วางแผนกระแสเงินสด สำหรับค่าใช้จ่ายทั่วไป สิทธิ์การดำเนินการ สร้าง ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซืเป็นที่นิยม

• ใบลดหนี้ซื้อ Account Credit Note (ACN)

  ทำไมต้องมีใบลดหนี้ซื้อ (ACN) เพื่อออกเอกสารลดหนี้ จากการตั้งหนี้ที่สูงเกินจริง หรือ สินค้าชำรุดเสียหาย โดยอ้างอิงใบรับสินค้า/บริการ (GR) วางแผนกระแสเงินสด สำหรับค่าใช้จ่ายทั่วไป สิทธิ์การดำเนินการ สร้าง ใบลดหนี้ซื้อ (ACN) เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก สร้าง ใบลดหนี้ซื้อ (ACN) กรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ กด บันทึก 1ผู้อ่านไม่กี่คน

• ใบสำคัญจ่าย Payment Voucher (PV)

  ทำไมต้องมีใบสำคัญจ่าย (PV) เป็นการทำเอกสารเพื่อชำระเงิน โดยอ้างอิง GR AP ACN เพื่อเป็นหลักฐานสำหรับยืนยันการชำระเงิน วางแผนกระแสเงินสด สำหรับค่าใช้จ่าย สิทธิ์การดำเนินการ สร้าง ใบสำคัญจ่าย (PV) เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ กดแท็บ 4. ชำระเงิน กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก สร้างใบสำคัญจ่าย (PV) กรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ กด บันทึก เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) หรือ ใบเเป็นที่นิยม

• ใบมัดจำจ่าย Advance Payment (PA)

  ทำไมต้องมีใบมัดจำจ่าย (PA) ใช้ในกรณีชำระมัดจำก่อนได้รับสินค้า/บริการ โดยอ้างอิง PO เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการชำระเงินมัดจำก่อนรับสินค้า/บริการ วางแผนกระแสเงินสด สำหรับค่าใช้จ่าย สิทธิ์การดำเนินการ สร้าง ใบมัดจำจ่าย (PA) เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ กดแท็บ 4. ชำระเงิน กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก สร้างใบมัดจำจ่าย (PA) กรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ กด บันทึก แก้ไข ใบมัดจำจ่าย (PA) เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ กดแท็บ 4.ผู้อ่านบางคน