ทำไมต้องมีใบขอซื้อ (PR)

เป็นเอกสารภายใน เพื่อแจ้งรายการของที่ต้องการซื้อ จำนวน พร้อมรายละเอียด และราคา (ถ้ามี) ให้แก่ฝ่ายจัดซื้อ
ใช้ในการควบคุมการสั่งซื้อและเบิกสินค้าภายในบริษัทว่ามีความถูกต้อง และผ่านการอนุมัติจากหัวหน้าฝ่ายแล้ว

สิทธิ์การดำเนินการ

สร้าง ใบขอซื้อ (PR)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
กดปุ่ม สร้างใบขอซื้อ (PR)
กรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ
กด บันทึก

💡 Nested Tip: สามารถสร้าง PR จากแท็บ 2. สั่งขาย ได้โดย
เลือกเมนู ขาย และ ขาย
กดแท็บ 2. สั่งขาย
เลือกใบสั่งขาย (SO) ที่ต้องการสร้าง PR
กดปุ่มดำเนินการ '...' เลือก สร้างใบขอซื้อ (PR)

แก้ไข ใบขอซื้อ (PR)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการแก้ไข
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
แก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการ
กด บันทึก


💡 Nested Tip: กรณีใบขอซื้อถูกดึงไปทำ ใบสั่งซื้อ (PO)หรือใบเบิกสินค้า (GO) แล้ว ต้องไปยกเลิกใบสั่งซื้อ (PO)หรือใบเบิกสินค้า (GO) ก่อนถึงจะสามารถแก้ไขใบขอซื้อ (PR) ได้

💡 Nested Tip: กรณีใบขอซื้อถูกอนุมัติรายการแล้ว ต้อง ถอนอนุมัติก่อนแก้ไขรายการเพิ่มเติม เพื่อทำการดำเนินการอนุมัติรายการใหม่อีกครั้ง

แก้ไขข้อมูลคู่ค้า ใบขอซื้อ (PR)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการแก้ไขข้อมูลคู่ค้า
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก แก้ไขข้อมูลคู่ค้า

ดำเนินการครบแล้ว ใบขอซื้อ (PR)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการแก้ไขข้อมูลคู่ค้า
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ดำเนินการครบแล้ว


💡 Nested Tip: ดำเนินการครบแล้ว ใช้กรณีที่ สั่งซื้อสินค้าครบแล้ว แต่ระบบแสดงสถานะ PO ครบ = ไม่

ปิด/เปิด ใบขอซื้อ (PR)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการ ปิด หรือ เปิด
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ปิด หรือ เปิด

ยกเลิก ใบขอซื้อ (PR)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการยกเลิก
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ยกเลิก


💡 Nested Tip: ปิด VS เปิด VS ยกเลิก
ปิด ใช้ในกรณีไม่ต้องการใช้เอกสารแล้ว และเอกสารมีการอ้างอิงไปบางส่วน
เปิด ใช้ในกรณีเอกสารถูกปิดไป แต่ต้องการกลับมาใช้เอกสารอีกครั้ง
ยกเลิก ใช้ในกรณีไม่ต้องการใช้เอกสารแล้ว ใช้ในกรณีเอกสารยังไม่มีการอ้างอิง

Workflow

ส่งอนุมัติ ใบขอซื้อ (PR)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการส่งอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ส่งอนุมัติ

ถอนคำขออนุมัติ ใบขอซื้อ (PR)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการถอยอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ถอยเอกสาร

อนุมัติผ่าน Dashboard

ตรงแถบเมนูด้านบน เลือกเมนู ภารกิจ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก อนุมัติ

อนุมัติผ่านเมนู ขอซื้อ

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึกเลือก อนุมัติ

ปฏิเสธอนุมัติผ่าน Dashboard

ตรงแถบเมนูด้านบน เลือกเมนู ภารกิจ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการปฏิเสธการอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
เลื่อนลงมาด้านล่างเอกสารตรง หมายเหตุ (ภายใน) ใส่รายละเอียดเพื่อระบุเหตุผลของการปฏิเสธการอนุมัติ
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ไม่อนุมัติ

ปฏิเสธอนุมัติผ่านเมนู ขอซื้อ

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 1. ขอซื้อ
เลือกใบขอซื้อ (PR) ที่ต้องการปฏิเสธการอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
เลื่อนลงมาด้านล่างเอกสารตรง หมายเหตุ (ภายใน) ใส่รายละเอียดเพื่อระบุเหตุผลของการปฏิเสธการอนุมัติ
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ไม่อนุมัติ

รายละเอียดในเอกสาร

หัวเอกสาร

วันที่ขอซื้อ ตั้งค่าเริ่มต้นเป็นวันนี้ ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนได้

บริษัท/สาขา เลือกบริษัทและสาขาที่ต้องการออกเอกสาร

เอกสารอ้างอิง ระบุ เลขที่ใบขอซื้อ SO (ถ้ามี) เมื่อใส่ ข้อมูลจากใบ SO จะถูกสำเนามาอัตโนมัติ

ในกรณีค้นหาเลขที่ SO ไม่พบอาจเกิดได้จากหลายกรณีเช่น SO ถูกนำไปสร้าง PR แล้ว

คู่ค้า ระบุชื่อคู่ค้า สามารถ สร้าง คู่ค้าได้หากต้องการ

คำอธิบาย ระบุรายละเอียดของงาน เพื่อให้ง่ายต่อการกลับมาค้นหาเอกสารในอนาคต

ที่อยู่ในการจัดส่ง เลือกที่อยู่ที่ต้องการแจ้งให้ทางคู่ค้าไปส่งสินค้า

💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม ที่อยู่ในการจัดส่งได้หากต้องการ

ชื่อผู้ติดต่อ - ฝ่าย ผู้ใช้สามารถ เลือกฝ่าย เพื่อแจ้งให้ทางคู่ค้าทราบได้ว่าควรติดต่อฝ่ายใด

💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม ฝ่าย/แผนกได้หากต้องการ
ในกรณีที่ระบุเป็นฝ่ายบุคคล แต่คุณเอที่ถูกกำหนดให้เห็นเฉพาะเอกสารฝ่ายการตลาด จะไม่เห็นเอกสารที่เป็นของฝ่ายบุคคล สามารถ ตั้งค่าสิทธิ์การมองเห็นได้หากต้องการ

ชื่อผู้ติดต่อ - พนักงาน ระบุชื่อผู้ติดต่อ (พนักงาน) เพื่อแจ้งให้ทางคู่ค้าทราบได้ว่าควรติดต่อใคร

ด่วน ให้ระบุสาเหตุที่ด่วน และกำหนดชำระเงิน

แสดงอัตราแลกเปลี่ยน เลือกในกรณีเป็นการสั่งซื้อแบบนำเข้า

- สกุลเงิน สามารถเลือกได้ตามต้องการ อ้างอิงตั้งค่าสกุลเงิน

- อัตราแลกเปลี่ยน ถูกตั้งค่าเริ่มต้นจากธนาคารแห่งประเทศไทย ผู้ใช้งานระบบสามารถแก้ไขอัตราแลกเปลี่ยนได้ตามความเป็นจริง

- สกุลเงินเอกสาร เพื่อระบุว่าอยากพิมพ์เอกสารภายใต้สกุลเงินอะไร

ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม เลือกในกรณีที่ใบเสนอราคาของคู่ค้าที่เราได้รับมา แต่ละรายการได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

ตารางรายการ

รายการ กรอกรายละเอียดสินค้า/บริการ โดยมี 3 ประเภทรายการ

รหัสสินค้า/บริการ
รายการทั่วไป (ไม่อ้างอิงรหัสสินค้า/บริการ)
คำอธิบาย โดยพิมพ์ นำหน้าคำอธิบาย

💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม รหัสสินค้า/บริการได้หากต้องการ

CC Cost Center คือศูนย์ต้นทุน ระบุอักษรย่อของบริษัท, สาขา, แผนก, ใบสั่งขาย, ยูนิต (อสังหาริมทรัพย์) ที่เป็นเจ้าของต้นทุน

กำหนดส่ง กำหนดส่งสินค้า/บริการ โดยการระบุวันที่ที่ใกล้เคียงกับความจริงจะช่วยให้ระบบวางแผนการเงินได้อย่างแม่นยำ

ปริมาณ ระบุจำนวน/ปริมาณของรายการที่ทำการสั่งซื้อ

หน่วย เลือกหน่วยที่ใช้สำหรับรายการ

💡 Nested Tip:สามารถ ตั้งค่าหน่วยได้หากต้องการ

ราคา ระบุราคาต่อหน่วยของรายการที่ทำการสั่งซื้อ (ถ้ามี)

ส่วนลด ระบุราคาส่วนลดของรายการ (ถ้ามี) สามารถใส่เป็น ส่วนลด ตัวเลข หรือ % เช่น กรณีสินค้าราคา 100 บาท เมื่อใส่ 10%,20%,30% จะกลายเป็นยอด 50.40 บาท

GL ผังบัญชี ในกรณีที่มีการระบุรหัสสินค้า/บริการ ผังบัญชีจะแสดงอัตโนมัติจากที่ผูกกับรหัสสินค้าไว้

💡 Nested Tip: สามารถแก้ไข ผังบัญชีของรหัสสินค้า GL สำหรับซื้อได้หากต้องการ

VAT เลือก อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม กรณีสินค้า/บริการมีภาษีมูลค่าเพิ่ม

💡 VAT 7% = ภาษีในอัตราร้อยละ 7
💡 VAT 0% = ภาษีในอัตราร้อยละ 0 เช่นการส่งออก/นำเข้า สินค้า/บริการ
💡 VAT ( - ) = สินค้าที่ได้รับยกเว้นภาษี เช่น พืชผลทางการเกษตร, ค่าเช่า,ขนส่ง ฯ

WHT ทำเครื่องหมาย ✓ กรณีจัดจ้างบริการเพราะต้องหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

Ret. ทำเครื่องหมาย ✓ หากมีการหักเงินประกันผลงาน

ทรัพย์สิน ทำเครื่องหมาย ✓ หากเป็นการสั่งซื้อทรัพย์สิน

ตารางรับประกันผลงาน

ข้อมูลการรับประกัน ระบุรายละเอียด

ระยะเวลา ระบุระยะเวลาการรับประกัน

ยูนิต เลือก วัน, สัปดาห์, เดือน หรือ ปี

ตั้งแต่ ระบุวันเริ่มนับประกัน

ยอดเงินประกันผลงาน จะถูกคำนวณอัตโนมัติโดย เป็นยอดก่อน VAT x % อ้างอิงตามที่ระบุในคู่ค้า

ครบกำหนดประกันผลงาน วันที่กำหนดชำระคืน ยอดเงินประกันผลงาน


💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ WHT

ตารางทรัพย์สิน

รูป แนบรูปของทรัพย์สินที่ต้องการให้แสดงในทะเบียนทรัพย์สิน

ทรัพย์สิน อ้างอิงตามรายละเอียดรายการ

ผู้ถือครองทรัพย์สิน ระบุชื่อผู้ดูแลทรัพย์สิน เมื่อพนักงานลาออก หรือย้ายฝ่าย สามารถเปลี่ยนชื่อผู้ถือครองทรัพย์สินตามความเหมาะสมได้

คำนวณค่าเสื่อม ทำเครื่องหมาย ✓ ในกรณีทรัพย์สินมีมูลค่าสูงเพียงพอที่จะต้องคำนวณค่าเสื่อม

กรณีทรัพย์สินบางชิ้นที่มีมูลค่าไม่สูง เช่น เครื่องคิดเลขราคา 500 บาท แต่เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ไม่ใช้แล้วหมดไป สามารถบันทึกเป็นรายการทรัพย์สิน โดย ไม่ทำเครื่องหมาย ✓ ตรงทำคำนวณค่าเสื่อม

ประเภททรัพย์สิน เลือกประเภททรัพย์สิน ซึ่งจะกำหนดถึง

ผังบัญชีทรัพย์สิน
การคิดค่าเสื่อมราคา
ผังบัญชีค่าเสื่อมสะสม
บัญชีค่าเสื่อมสะสม
บัญชีค่าเสื่อม
วิธีคำนวณค่าเสื่อม
อายุการใช้งาน

อ้างอิง ตั้งค่าประเภททรัพย์สิน

วิธีคำนวณค่าเสื่อม มี 3 วิธี

เส้นตรง
ยอดลดลงทวีคูณ
ผลรวมจำนวนปีอายุการใช้งาน (ปี)

❗ ระบบรองรับเฉพาะวิธี เส้นตรง

อายุการใช้งาน [ปี] กำหนดว่าสินทรัพย์นั้นๆจะถูกคำนวณค่าเสื่อมกี่ปี

ราคาซาก มูลค่าเมื่อขายทรัพย์สินเมื่อสิ้นสุดอายุการใช้งาน - ค่าใช้จ่ายในการขายทรัพย์สินนั้นๆ

ค่าขนส่ง/ติดตั้ง ค่าใช้จ่ายในการนำทรัพย์สินมาติดตั้งเพื่อใช้งาน


💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ทรัพย์สิน

ท้ายเอกสาร

หมายเหตุ [คู่ค้า] คำอธิบาย หรือข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องการแจ้งให้คู่ค้าทราบ โดยจะปรากฏอยู่บนแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ

หมายเหตุ [ภายใน] คำอธิบาย หรือข้อมูลเพิ่มเติม โดยจะไม่ปรากฏอยู่บนใบสั่งซื้อที่พิมพ์ออกมา

เอกสารแนบ แนบเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสนอราคา และ สัญญา

อัปเดตเมื่อ: 27/11/2021