1. Goods

ทำไมต้องบริหารสินค้าอย่างเป็นระบบ?

คิดว่าทุกๆ เจ้าของธุรกิจคงเห็นด้วยว่า การบริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพพร้อมข้อมูลที่ update ถูกต้องตลอดเวลา เป็นอะไรที่ซับซ้อนและใช้เวลามาก

แต่ที่จริงแล้วการที่จะบริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องยากอะไร เพียงแต่ต้องมีการวางระบบให้ดีตั้งแต่แรก และดำเนินการตามแผน หรือระบบที่วางไว้ ซึ่งเคยช่วยหนึ่งในลูกค้าของเราในการลด Inventory days ลงมามากกว่า 20%

และในวันนี้เราจะมาแชร์ กลยุทธ์ในการบริหารคลังสินค้าแบบง่ายๆ สามารถทำได้จริง และเหมาะสมกับธุรกิจขนาดเล็กและกลางที่มีข้อจำกัดเรื่องทรัพยากร

ระบบสินค้าคงคลัง เป็นระบบที่ใช้ในการทำบัญชีรายการวัตถุดิบและหรือสินค้าที่บริษัทใช้ในการผลิตหรือขาย

สินค้าคงคลังในงบบัญชีจะเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในบริษัท จนเมื่อขายได้จึงถูกตัดเป็น ต้นทุนขาย Cost of Goods Sold (COGS) ซึ่งเป็นต้นทุนที่สำคัญที่สุดในธุรกิจ เพราะเป็นสัดส่วนตัวเลขค่าใช้จ่ายที่สูงที่สุด โดยตัวเลขนี้เมื่อรวมกับต้นทุนค่าแรง ไม่ควรจะเกิน 65% ของราคาขาย ดังนั้นการบริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพจึงจำเป็นต่อธุรกิจ SME เป็นอย่างมาก

กระบวนการสินค้า

เมนูสินค้า แบ่งออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้

สินค้า
ประเภทสินค้า
หน่วยนับ
ตั้งค่าสินค้า

โดยที่กระบวนการเริ่มต้นใช้งานควรเริ่มจาก 4 - 3 - 2 - 1 ตามลำดับ เนื่องจากแท็บที่ 1 - 2 เป็นแท็บที่ใช้งานบ่อยที่สุด จึงมีการออกแบบมาให้สะดวกต่อการเข้าถึงข้อมูล

1. สินค้า

สินค้า Goods

ผู้จัดจำหน่าย Goods Vendor

ราคาขายสินค้า Goods Sales Price

2. ประเภทสินค้า

ประเภทสินค้า Goods Category

3. หน่วยนับ

หน่วยนับ Goods of Measurement

4. ตั้งค่าสินค้า

ตั้งค่าสินค้า Goods Settings

2. Stock

ทำไมต้องบริหารสินค้าคงคลังอย่างเป็นระบบ?

ช่วยเพิ่ม สินค้าคงคลังที่ขาดการบริหารที่ดีจะเกิด Dead Stock ซึ่งทำให้กระแสเงินสดในบริษัทมาจมอยู่ใน Stock สินค้าที่ขาดการเคลื่อนไหว

ช่วยให้การบริหารการขาย มีสินค้าพร้อมส่งลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

ช่วยเพิ่มสัดส่วนกำไร โดยการลดความจำเป็นในการทำการลดล้าง Stock ที่เห็นอยู่ทั่วไป

ช่วยลดความสูญหาย หรือการทุจริต เพราะข้อมูลสินค้าคงคลังไม่ชัดเจน และไม่สามารถตรวจสอบได้

ช่วยลดค่าใช้จ่ายจาก ภาษีมูลค่าเพิ่มและค่าปรับ ในกรณีที่ถูกสรรพากรตรวจสอบ


💡 Nested Tip: การซื้อ ขาย เบิกสินค้า ต้องบันทึกข้อมูลในระบบทันที ระบบจะต้องอัปเดตสต๊อกสินค้าอัตโนมัติได้แบบ Real-Time เห็นจำนวนสินค้าคงเหลือ และสถานที่เก็บสินค้าได้ทันที บริหารจัดการธุรกิจได้ง่าย และมีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมทั้งช่วยประหยัดเวลาและลดค่าใช้จ่าย

การตั้งนโยบายคลังสินค้า

การมีนโยบายที่ชัดเจนและปฏิบัติได้จริงจะช่วยให้ทีมงานเข้าใจถึงขั้นตอนการทำงาน และสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง และลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

Action Plan

ร่างนโยบายคลังสินค้าให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องเข้าใจ และสามารถปฏิบัติงานไปในทางเดียวกันได้อย่างถูกต้อง

ตัวอย่างหัวข้อที่ นโยบายคลังสินค้าควรจะครอบคลุมหลักๆ

การ Flow ของสต๊อกสินค้า

การวางแผนการ Flow ของสต๊อกสินค้าที่ดีช่วยลดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น ให้น้อยที่สุด ช่วยประหยัดเวลาและแรงงานในการเคลื่อนย้าย

1.1. วางแผนพื้นที่คลังสินค้า



ขึ้นอยู่กับลักษณะสินค้า และขนาดของคลังทั้งนี้ คลังสินค้าที่มีลักษณะเป็นรูปตัว U จะมีประสิทธิภาพค่อนข้างสูงเพราะ

การวางบริเวณรับสินค้า และส่งออกสินค้าไว้ข้างกัน ช่วยให้การแบ่งปันอุปกรณ์ หรือ เครื่องจักร เช่น รถยก ได้ง่าย
สามารถขนย้ายสินค้าจากบริเวณรับสินค้า ข้ามมาบริเวณส่งออก ได้โดยง่ายและใช้พื้นที่จัดเก็บเพียงเล็กน้อย


1.2. วางผังการเคลื่อนย้ายสินค้าภายในคลัง เช่น

กำหนดบริเวณจอดรถเพื่อรับสินค้า
กำหนดบริเวณรับสินค้า
กำหนดบริเวณคลังสินค้า
กำหนดบริเวณส่งสินค้า
กำหนดบริเวณจอดรถเพื่อส่งสินค้า


ขั้นตอนการ Flow ของเอกสาร

ควรจะสั่งซื้อสินค้าเมื่อไหร่ และเท่าไหร่

สินค้าไหนที่มีความสำคัญและเคลื่อนย้ายบ่อย

การบริหารจัดการ Dead stock (สต๊อกสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวเกิน 1 ปี)

การจัดการ Dead stock

เมื่อสินค้าในคลังไม่มีการเคลื่อนไหวเกิน 1 ปี มักจะถือว่าเป็น dead stock ดังนั้นถ้าปล่อยไว้นานมากขึ้นจะทำให้การขายสินค้าลักษณะนี้ยิ่งยากขึ้น นอกเหนือจากการที่อนาคตต้องมาขายตัดราคาแล้วนั้น ทำให้เสียพื้นที่ในคลัง และเงินหมุนเวียนในบริษัทมาจมกับสินค้าประเภทนี้ด้วย

วิธีที่ 1 ขายแบบรวมชุด

ในช่วงเทศกาลปีใหม่ของญี่ปุ่นมักจะมีธรรมเนียม ‘ถุงนำโชค’ คืนการนำสินค้าที่ใหม่ มารวมกับสินค้าที่ไม่มีการเคลื่อนไหว โดยทำเป็น package ในลักษณะของ mystery bag ในราคาพิเศษ วิธีนี้เป็นกลยุทธ์ในการเคลียร์คลังสินค้าได้โดยเร็ว ถึงแม้อัตรากำไรอาจไม่สูงแต่ช่วยเพิ่มกระแสเงินสดให้กับบริษัทได้เป็นอย่างดี

Source: Fubukuro Japan

ขั้นตอนใน Nested

สร้างรหัสสินค้าใหม่ ‘ถุงนำโชค’ กำหนดประเภทสินค้า “รวมสินค้า (Bundle)” และภายใต้รหัสสินค้า‘ถุงนำโชค’ ป้อนรหัสสินค้า Dead stock ที่ต้องเอามาจัดชุดรวมเป็นสินค้ารหัสใหม่

บันทึก GO ใบเบิกสินค้า ป้อนรหัสสินค้า Dead stock  เพื่อเบิกสินค้าไปจัดชุดเพื่อเตรียมขาย

หลังจากจัดชุดสินค้าเสร็จเรียบร้อย บันทึก GI ใบรับสินค้าสำเร็จรูป รหัสสินค้า ‘ถุงนำโชค’ เพียงเท่านี้ก็สามารถนำสินค้า‘ถุงนำโชค’ ไปทำรายการขายที่เมนูขายได้ตามปกติ

วิธีที่ 2 จัดเป็นของสัมนาคุณ

เช่น ซื้อของทุก ๆ 1,000 บาท ได้รับสินค้าอีกอย่างฟรี เพื่อสร้างให้เกิดรายจ่ายต่อ transaction ที่สูงขึ้น

ขั้นตอนใน Nested

ทุกครั้งที่ออกใบกำกับภาษีขายที่มีการแถม หรือของสมนาคุณ ต้องใส่ข้อมูลสินค้าที่แถมอยู่ในบิลเดียวกับที่ขาย ตามหลักเกณฑ์ที่สรรพากรกำหนด และสินค้าที่แถมระบบก็จะตัด Stockให้ถูกต้อง

วิธีที่ 3 เจรจาคืนของกับคู่ค้า

ในกรณีที่เป็นสินค้าที่ไม่ได้นานมากนัก หรือ เป็นสินค้าที่ทางคู่ค้าขายได้อยู่เรื่อยๆ อาจสามารถเจรจาขอคืนสินค้ากับทางคู่ค้าได้ ทั้งนี้ส่วนมากในกรณีที่สามารถตกลงกันได้ การคืนเงินในลักษณะนี้มักจะคืนมาเป็นยอดเครดิตสำหรับการซื้อขายครั้งหน้า

ขั้นตอนใน Nested

บันทึกเอกสาร ACN เลือกเหตุผลกระทบปริมาณ

บันทึกเอกสาร PV เพื่อหักหนี้สำหรับการซื้อครั้งถัดไป

วิธีที่ 4 บริจาค

ในการบริจาคที่ถูกต้อง ต้องมีการหักมูลค่าสินค้า และอาจได้รับการลดหย่อนภาษี

กรณีบริษัทบริจาคสินค้าให้แก่มูลนิธิฯ เข้าลักษณะเป็นรายจ่ายเพื่อการกุศลสาธารณะ บริษัทมีสิทธินำเงินหรือทรัพย์สิน ที่บริจาคมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลในส่วนที่ไม่เกินร้อยละ 2 ของกำไรสุทธิ ตามมาตรา 65 ตรี (3) แห่งประมวลรัษฎากร

หลักฐานการบริจาคเงินหรือทรัพย์สินให้ใช้บันทึกหรือหนังสือใดๆ ที่เป็นหลักฐานแสดงได้ว่าบริจาคเมื่อใด ผู้ใดบริจาค บริจาคแก่ผู้ใดและจำนวนเงินเท่าใด

ขั้นตอนใน Nested

บันทึก GO ใบเบิกสินค้าบริจาค ให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติรายการ

พร้อมแนบกับหลักฐานที่ได้รับจากมูลนิธิสมาคมให้ครบถ้วน

การตรวจสอบสินค้าคงคลัง

บางธุรกิจจะทำการ Audit สินค้าคงคลังปีละครั้ง ในขณะที่บางธุรกิจจะสุ่มตรวจเฉพาะจุดเป็นรายเดือน ไม่ว่าจะกรณีไหนให้มีการนับสินค้าคงคลังเป็นประจำ เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่บันทึกในระบบว่าเป็นสินทรัพย์ตรงกับสิ่งที่มีอยู่จริงในคลัง

การดูรายงานสินค้าคงเหลือและวัตถุดิบ เป็นหนึ่งในรายงานที่ผู้ประกอบการจดภาษีมูลค่าเพิ่มต้องจัดทำ มาตรา 87

หากผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่จัดทำรายงานตามมาตรา 87 ซึ่งประกอบไปด้วย รายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ และรายงานสินค้าและวัตถุดิบ จะมีความผิดตามมาตรา 90/3 ระบุไว้ว่าต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 10,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

มาตรา 82/3, มาตรา 86 ผู้ประกอบการจดทะเบียนเฉพาะที่ประกอบกิจการขายสินค้า ซึ่งคำนวณเสียภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 82/3 แห่งประมวลรัษฎากร มีหน้าที่จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบและให้ลง รายการตามปริมาณสินค้าหรือวัตถุดิบที่รับมาหรือจ่ายไปจริง โดยจัดให้มีเอกสารประกอบการลงรายงานเป็นใบสำคัญรับหรือจ่ายสินค้า และให้ลงรายการภายในสามวันทำการนับแต่วันที่รับมาหรือจ่ายไปซึ่งสินค้าหรือวัตถุดิบทั้งนี้ ตามมาตรา 87(3) แห่งประมวลรัษฎากร ประกอบกับข้อ 3 และข้อ 9 ของ ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 89)ฯ ลงวันที่ 29 เมษายน พ.ศ.2542


วิธีการสุ่มตรวจสินค้าคงคลัง

เลือกคนที่ไม่มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือ คนที่ไม่เกี่ยวข้องกับเจ้าหน้าที่คลังสินค้า

เลือกช่วงเวลาที่ low season ของการขายสินค้า

ให้ประกาศปิดคลังสินค้าเป็นเวลา 1 วัน เพื่อทำการนับสินค้า

พิมพ์แบบฟอร์มตรวจเช็คสินค้าออกมา โดยไม่แสดงปริมาณสินค้า และมูลค่าสินค้า

กรอกปริมาณกลับเข้าไป

กดดูรายงานส่วนต่าง
 
หากมีผลต่างจากการตรวจนับสินค้า หาสาเหตุและปรับปรุงสินค้าให้ถูกต้อง


ในกรณีที่สินค้าจริงมีน้อยกว่ารายงาน สรรพากรจะถือว่ามีการขาย แต่ไม่ได้มีการยื่นภาษีที่ถูกต้อง
ให้ออก RC ใบขายเงินสด/ใบกำกับภาษี บันทึกขายสินค้าให้ถูกต้องตามจริงและเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม

เสียเบี้ยปรับไม่เกิน 2 เท่าของจำนวนภาษีที่ต้องเสีย


ในกรณีสินค้าในคลังมีมากกว่ารายงาน สรรพากรจะถือว่าจัดทำสินค้าคงเหลือไม่ถูกต้อง
เสียค่าปรับ 1,000-2,000 บาท โดยมีอายุความเพียง 1 ปีนับจากวันกระทำความผิด

สินค้าเกินจากรายงานสินค้าเกิดจาก ตรวจนับสินค้ามีอยู่จริงใน STOCK แต่หาที่มาไม่ได้ว่ามาจากไหน

จัดการเอกสารไม่ดีพอ รับสินค้าเข้า STOCK ไม่ได้ลงบัญชีสินค้า

การมีสินค้าเกินอยู่ตลอดเวลาแสดงว่าระบบบริหารสินค้าไม่ดีพอ ไม่มีการควบคุมสินค้าให้ตรงตามความเป็นจริงได้

การบริหารสินค้าเป็นล็อตการผลิต

การบริหารตัดการโดยใช้ SKU (Stock Keeping Unit)  มากำหนดเป็นหน่วยวัดประเภทสินค้าที่เล็กที่สุดในระบบคลังสินค้า เพื่อช่วยให้จำแนกสินค้าออกมาตามประเภทต่าง ๆ  ได้ใน 1 รายการ โดยสินค้าจะมีความแตกต่างกันตั้งแต่ สี, ขนาด, น้ำหนัก, ความกว้าง, ความยาว, รสชาติ, ยี่ห้อ, รุ่น เป็นต้น

How to

ที่รหัสสินค้า เลือกตัวเลือก "ตั้งค่า SKU"

กำหนดตัวแปร SKU ของสินค้าชิ้นนี้ เช่น สี > เหลือง, ขาว, ฟ้า, ชมพู

ระบบจะช่วยสร้างรหัสสินค้าใหม่ตาม SKU ที่กำหนด

การบริหารด้วย BOM

การจัดการ BOM (Bill of Material) เป็นพื้นฐานของการจัดการการผลิต เมื่อป้อนคำสั่งงานหรือการผลิตลงไป ระบบจะปรับปรุงองค์ประกอบของวัตถุดิบ / วัสดุที่ใช้ในการผลิตนั้น ๆ ซึ่งสามารถเรียกดูและแสดงข้อมูลให้เห็นโดยได้อัตโนมัติ

การปรับปรุงสินค้า

การปรับปรุงสินค้า คือ การบันทึกเพิ่ม(รับสินค้าเข้าคลัง) ลด(เบิกสินค้าออกจากคลัง) เพิ่มลดปริมาณสินค้า หรือ การคิดต้นทุน ทำให้สินค้าในคลังแสดงปริมาณและต้นทุนที่ถูกต้องตามจริง

GO ใบเบิกสินค้าออกจากคลัง เช่น

เบิกวัตถุดิบเพื่อนำไปผลิต

เบิกใช้ภายใน

เบิกสินค้าตัวอย่างให้ลูกค้า

ตัดสินค้าชำรุดออกจาก Stock


GI ใบรับสินค้าเข้าคลัง  เช่น

รับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิตเข้าคลัง

ปรับปรุงสินค้าเพิ่มจากการตรวจนับ Stock

รับสินค้าหรือวัตถุดิบที่เหลือจากการผลิตกลับคืนเข้าคลัง

กระบวนการสต๊อกสินค้า

1. สินค้าคงคลัง

สต๊อก Stock

2. ปรับปรุงสินค้า

ใบเบิกสินค้า Goods Outbound (GO)

ใบรับสินค้า Goods Inbound (GI)

ใบปรับปรุงต้นทุนสินค้า Goods Cost (GC)

3. โอนสินค้า

โอนสินค้า Goods Transfer (GT)

4. คลังเก็บสินค้า

คลังเก็บสินค้า Warehouse

ที่ตั้งสินค้า Location

อัปเดตเมื่อ: 26/11/2021