คลังสินค้า (Inventory)
1. Goods
ทำไมต้องบริหารสินค้าอย่างเป็นระบบ?
คิดว่าทุกๆ เจ้าของธุรกิจคงเห็นด้วยว่า การบริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพพร้อมข้อมูลที่ update ถูกต้องตลอดเวลา เป็นอะไรที่ซับซ้อนและใช้เวลามาก
แต่ที่จริงแล้วการที่จะบริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องยากอะไร เพียงแต่ต้องมีการวางระบบให้ดีตั้งแต่แรก และดำเนินการตามแผน หรือระบบที่วางไว้ ซึ่งเคยช่วยหนึ่งในลูกค้าของเราในการลด Inventory days ลงมามากกว่า 20%
และในวันนี้เราจะมาแชร์ กลยุทธ์ในการบริหารคลังสินค้าแบบง่ายๆ สามารถทำได้จริง และเหมาะสมกับธุรกิจขนาดเล็กและกลางที่มีข้อจำกัดเรื่องทรัพยากร
ระบบสินค้าคงคลัง เป็นระบบที่ใช้ในการทำบัญชีรายการวัตถุดิบและหรือสินค้าที่บริษัทใช้ในการผลิตหรือขาย
สินค้าคงคลังในงบบัญชีจะเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในบริษัท จนเมื่อขายได้จึงถูกตัดเป็น ต้นทุนขาย Cost of Goods Sold (COGS) ซึ่งเป็นต้นทุนที่สำคัญที่สุดในธุรกิจ เพราะเป็นสัดส่วนตัวเลขค่าใช้จ่ายที่สูงที่สุด โดยตัวเลขนี้เมื่อรวมกับต้นทุนค่าแรง ไม่ควรจะเกิน 65% ของราคาขาย ดังนั้นการบริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพจึงจำเป็นต่อธุรกิจ SME เป็นอย่างมาก
กระบวนการสินค้า
เมนูสินค้า แบ่งออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้
- สินค้า
- ประเภทสินค้า
- หน่วยนับ
- ตั้งค่าสินค้า
โดยที่กระบวนการเริ่มต้นใช้งานควรเริ่มจาก 4 - 3 - 2 - 1 ตามลำดับ เนื่องจากแท็บที่ 1 - 2 เป็นแท็บที่ใช้งานบ่อยที่สุด จึงมีการออกแบบมาให้สะดวกต่อการเข้าถึงข้อมูล
1. สินค้า
- [ราคาขายสินค้า Goods Sales Price
](/th/article/goods-sales-price-mr6jhx/)
2. ประเภทสินค้า
3. หน่วยนับ
4. ตั้งค่าสินค้า
2. Stock
ทำไมต้องบริหารสินค้าคงคลังอย่างเป็นระบบ?
- ช่วยเพิ่ม สินค้าคงคลังที่ขาดการบริหารที่ดีจะเกิด Dead Stock ซึ่งทำให้กระแสเงินสดในบริษัทมาจมอยู่ใน Stock สินค้าที่ขาดการเคลื่อนไหว
- ช่วยให้การบริหารการขาย มีสินค้าพร้อมส่งลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
- ช่วยเพิ่มสัดส่วนกำไร โดยการลดความจำเป็นในการทำการลดล้าง Stock ที่เห็นอยู่ทั่วไป
- ช่วยลดความสูญหาย หรือการทุจริต เพราะข้อมูลสินค้าคงคลังไม่ชัดเจน และไม่สามารถตรวจสอบได้
- ช่วยลดค่าใช้จ่ายจาก ภาษีมูลค่าเพิ่มและค่าปรับ ในกรณีที่ถูกสรรพากรตรวจสอบ
การตั้งนโยบายคลังสินค้า
การมีนโยบายที่ชัดเจนและปฏิบัติได้จริงจะช่วยให้ทีมงานเข้าใจถึงขั้นตอนการทำงาน และสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง และลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
Action Plan
ร่างนโยบายคลังสินค้าให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องเข้าใจ และสามารถปฏิบัติงานไปในทางเดียวกันได้อย่างถูกต้อง
ตัวอย่างหัวข้อที่ นโยบายคลังสินค้าควรจะครอบคลุมหลักๆ
- การ Flow ของสต๊อกสินค้า
การวางแผนการ Flow ของสต๊อกสินค้าที่ดีช่วยลดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น ให้น้อยที่สุด ช่วยประหยัดเวลาและแรงงานในการเคลื่อนย้าย
1.1. วางแผนพื้นที่คลังสินค้า
ขึ้นอยู่กับลักษณะสินค้า และขนาดของคลังทั้งนี้ คลังสินค้าที่มีลักษณะเป็นรูปตัว U จะมีประสิทธิภาพค่อนข้างสูงเพราะ
- การวางบริเวณรับสินค้า และส่งออกสินค้าไว้ข้างกัน ช่วยให้การแบ่งปันอุปกรณ์ หรือ เครื่องจักร เช่น รถยก ได้ง่าย
- สามารถขนย้ายสินค้าจากบริเวณรับสินค้า ข้ามมาบริเวณส่งออก ได้โดยง่ายและใช้พื้นที่จัดเก็บเพียงเล็กน้อย
1.2. วางผังการเคลื่อนย้ายสินค้าภายในคลัง เช่น
- กำหนดบริเวณจอดรถเพื่อรับสินค้า
- กำหนดบริเวณรับสินค้า
- กำหนดบริเวณคลังสินค้า
- กำหนดบริเวณส่งสินค้า
- กำหนดบริเวณจอดรถเพื่อส่งสินค้า
- ขั้นตอนการ Flow ของเอกสาร
- ควรจะสั่งซื้อสินค้าเมื่อไหร่ และเท่าไหร่
- สินค้าไหนที่มีความสำคัญและเคลื่อนย้ายบ่อย
- การบริหารจัดการ Dead stock (สต๊อกสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวเกิน 1 ปี)
การจัดการ Dead stock
เมื่อสินค้าในคลังไม่มีการเคลื่อนไหวเกิน 1 ปี มักจะถือว่าเป็น dead stock ดังนั้นถ้าปล่อยไว้นานมากขึ้นจะทำให้การขายสินค้าลักษณะนี้ยิ่งยากขึ้น นอกเหนือจากการที่อนาคตต้องมาขายตัดราคาแล้วนั้น ทำให้เสียพื้นที่ในคลัง และเงินหมุนเวียนในบริษัทมาจมกับสินค้าประเภทนี้ด้วย
วิธีที่ 1 ขายแบบรวมชุด
ในช่วงเทศกาลปีใหม่ของญี่ปุ่นมักจะมีธรรมเนียม ‘ถุงนำโชค’ คืนการนำสินค้าที่ใหม่ มารวมกับสินค้าที่ไม่มีการเคลื่อนไหว โดยทำเป็น package ในลักษณะของ mystery bag ในราคาพิเศษ วิธีนี้เป็นกลยุทธ์ในการเคลียร์คลังสินค้าได้โดยเร็ว ถึงแม้อัตรากำไรอาจไม่สูงแต่ช่วยเพิ่มกระแสเงินสดให้กับบริษัทได้เป็นอย่างดี
Source: Fubukuro Japan
ขั้นตอนใน Nested
- สร้างรหัสสินค้าใหม่ ‘ถุงนำโชค’ กำหนดประเภทสินค้า “รวมสินค้า (Bundle)” และภายใต้รหัสสินค้า‘ถุงนำโชค’ ป้อนรหัสสินค้า Dead stock ที่ต้องเอามาจัดชุดรวมเป็นสินค้ารหัสใหม่
- บันทึก GO ใบเบิกสินค้า ป้อนรหัสสินค้า Dead stock เพื่อเบิกสินค้าไปจัดชุดเพื่อเตรียมขาย
- หลังจากจัดชุดสินค้าเสร็จเรียบร้อย บันทึก GI ใบรับสินค้าสำเร็จรูป รหัสสินค้า ‘ถุงนำโชค’ เพียงเท่านี้ก็สามารถนำสินค้า‘ถุงนำโชค’ ไปทำรายการขายที่เมนูขายได้ตามปกติ
วิธีที่ 2 จัดเป็นของสัมนาคุณ
เช่น ซื้อของทุก ๆ 1,000 บาท ได้รับสินค้าอีกอย่างฟรี เพื่อสร้างให้เกิดรายจ่ายต่อ transaction ที่สูงขึ้น
ขั้นตอนใน Nested
ทุกครั้งที่ออกใบกำกับภาษีขายที่มีการแถม หรือของสมนาคุณ ต้องใส่ข้อมูลสินค้าที่แถมอยู่ในบิลเดียวกับที่ขาย ตามหลักเกณฑ์ที่สรรพากรกำหนด และสินค้าที่แถมระบบก็จะตัด Stockให้ถูกต้อง
วิธีที่ 3 เจรจาคืนของกับคู่ค้า
ในกรณีที่เป็นสินค้าที่ไม่ได้นานมากนัก หรือ เป็นสินค้าที่ทางคู่ค้าขายได้อยู่เรื่อยๆ อาจสามารถเจรจาขอคืนสินค้ากับทางคู่ค้าได้ ทั้งนี้ส่วนมากในกรณีที่สามารถตกลงกันได้ การคืนเงินในลักษณะนี้มักจะคืนมาเป็นยอดเครดิตสำหรับการซื้อขายครั้งหน้า
ขั้นตอนใน Nested
- บันทึกเอกสาร ACN เลือกเหตุผลกระทบปริมาณ
- บันทึกเอกสาร PV เพื่อหักหนี้สำหรับการซื้อครั้งถัดไป
วิธีที่ 4 บริจาค
ในการบริจาคที่ถูกต้อง ต้องมีการหักมูลค่าสินค้า และอาจได้รับการลดหย่อนภาษี
- กรณีบริษัทบริจาคสินค้าให้แก่มูลนิธิฯ เข้าลักษณะเป็นรายจ่ายเพื่อการกุศลสาธารณะ บริษัทมีสิทธินำเงินหรือทรัพย์สิน ที่บริจาคมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลในส่วนที่ไม่เกินร้อยละ 2 ของกำไรสุทธิ ตามมาตรา 65 ตรี (3) แห่งประมวลรัษฎากร
- หลักฐานการบริจาคเงินหรือทรัพย์สินให้ใช้บันทึกหรือหนังสือใดๆ ที่เป็นหลักฐานแสดงได้ว่าบริจาคเมื่อใด ผู้ใดบริจาค บริจาคแก่ผู้ใดและจำนวนเงินเท่าใด
ขั้นตอนใน Nested
- บันทึก GO ใบเบิกสินค้าบริจาค ให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติรายการ
- พร้อมแนบกับหลักฐานที่ได้รับจากมูลนิธิสมาคมให้ครบถ้วน
การตรวจสอบสินค้าคงคลัง
บางธุรกิจจะทำการ Audit สินค้าคงคลังปีละครั้ง ในขณะที่บางธุรกิจจะสุ่มตรวจเฉพาะจุดเป็นรายเดือน ไม่ว่าจะกรณีไหนให้มีการนับสินค้าคงคลังเป็นประจำ เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่บันทึกในระบบว่าเป็นสินทรัพย์ตรงกับสิ่งที่มีอยู่จริงในคลัง
การดูรายงานสินค้าคงเหลือและวัตถุดิบ เป็นหนึ่งในรายงานที่ผู้ประกอบการจดภาษีมูลค่าเพิ่มต้องจัดทำ มาตรา 87
หากผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่จัดทำรายงานตามมาตรา 87 ซึ่งประกอบไปด้วย รายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ และรายงานสินค้าและวัตถุดิบ จะมีความผิดตามมาตรา 90/3 ระบุไว้ว่าต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 10,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ
มาตรา 82/3, มาตรา 86 ผู้ประกอบการจดทะเบียนเฉพาะที่ประกอบกิจการขายสินค้า ซึ่งคำนวณเสียภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 82/3 แห่งประมวลรัษฎากร มีหน้าที่จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบและให้ลง รายการตามปริมาณสินค้าหรือวัตถุดิบที่รับมาหรือจ่ายไปจริง โดยจัดให้มีเอกสารประกอบการลงรายงานเป็นใบสำคัญรับหรือจ่ายสินค้า และให้ลงรายการภายในสามวันทำการนับแต่วันที่รับมาหรือจ่ายไปซึ่งสินค้าหรือวัตถุดิบทั้งนี้ ตามมาตรา 87(3) แห่งประมวลรัษฎากร ประกอบกับข้อ 3 และข้อ 9 ของ ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 89)ฯ ลงวันที่ 29 เมษายน พ.ศ.2542
วิธีการสุ่มตรวจสินค้าคงคลัง
- เลือกคนที่ไม่มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือ คนที่ไม่เกี่ยวข้องกับเจ้าหน้าที่คลังสินค้า
- เลือกช่วงเวลาที่ low season ของการขายสินค้า
- ให้ประกาศปิดคลังสินค้าเป็นเวลา 1 วัน เพื่อทำการนับสินค้า
- พิมพ์แบบฟอร์มตรวจเช็คสินค้าออกมา โดยไม่แสดงปริมาณสินค้า และมูลค่าสินค้า
- กรอกปริมาณกลับเข้าไป
- กดดูรายงานส่วนต่าง
- หากมีผลต่างจากการตรวจนับสินค้า หาสาเหตุและปรับปรุงสินค้าให้ถูกต้อง
- ให้ออก RC ใบขายเงินสด/ใบกำกับภาษี บันทึกขายสินค้าให้ถูกต้องตามจริงและเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
- เสียเบี้ยปรับไม่เกิน 2 เท่าของจำนวนภาษีที่ต้องเสีย
- เสียค่าปรับ 1,000-2,000 บาท โดยมีอายุความเพียง 1 ปีนับจากวันกระทำความผิด
- สินค้าเกินจากรายงานสินค้าเกิดจาก ตรวจนับสินค้ามีอยู่จริงใน STOCK แต่หาที่มาไม่ได้ว่ามาจากไหน
- จัดการเอกสารไม่ดีพอ รับสินค้าเข้า STOCK ไม่ได้ลงบัญชีสินค้า
- การมีสินค้าเกินอยู่ตลอดเวลาแสดงว่าระบบบริหารสินค้าไม่ดีพอ ไม่มีการควบคุมสินค้าให้ตรงตามความเป็นจริงได้
การบริหารสินค้าเป็นล็อตการผลิต
การบริหารตัดการโดยใช้ SKU (Stock Keeping Unit) มากำหนดเป็นหน่วยวัดประเภทสินค้าที่เล็กที่สุดในระบบคลังสินค้า เพื่อช่วยให้จำแนกสินค้าออกมาตามประเภทต่าง ๆ ได้ใน 1 รายการ โดยสินค้าจะมีความแตกต่างกันตั้งแต่ สี, ขนาด, น้ำหนัก, ความกว้าง, ความยาว, รสชาติ, ยี่ห้อ, รุ่น เป็นต้น
How to
- ที่รหัสสินค้า เลือกตัวเลือก "ตั้งค่า SKU"
- กำหนดตัวแปร SKU ของสินค้าชิ้นนี้ เช่น สี > เหลือง, ขาว, ฟ้า, ชมพู
- ระบบจะช่วยสร้างรหัสสินค้าใหม่ตาม SKU ที่กำหนด
การบริหารด้วย BOM
การจัดการ BOM (Bill of Material) เป็นพื้นฐานของการจัดการการผลิต เมื่อป้อนคำสั่งงานหรือการผลิตลงไป ระบบจะปรับปรุงองค์ประกอบของวัตถุดิบ / วัสดุที่ใช้ในการผลิตนั้น ๆ ซึ่งสามารถเรียกดูและแสดงข้อมูลให้เห็นโดยได้อัตโนมัติ
การปรับปรุงสินค้า
การปรับปรุงสินค้า คือ การบันทึกเพิ่ม(รับสินค้าเข้าคลัง) ลด(เบิกสินค้าออกจากคลัง) เพิ่มลดปริมาณสินค้า หรือ การคิดต้นทุน ทำให้สินค้าในคลังแสดงปริมาณและต้นทุนที่ถูกต้องตามจริง
GO ใบเบิกสินค้าออกจากคลัง เช่น
- เบิกวัตถุดิบเพื่อนำไปผลิต
- เบิกใช้ภายใน
- เบิกสินค้าตัวอย่างให้ลูกค้า
- ตัดสินค้าชำรุดออกจาก Stock
GI ใบรับสินค้าเข้าคลัง เช่น
- รับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิตเข้าคลัง
- ปรับปรุงสินค้าเพิ่มจากการตรวจนับ Stock
- รับสินค้าหรือวัตถุดิบที่เหลือจากการผลิตกลับคืนเข้าคลัง
กระบวนการสต๊อกสินค้า
1. สินค้าคงคลัง
2. ปรับปรุงสินค้า
3. โอนสินค้า
4. คลังเก็บสินค้า
อัปเดตเมื่อ: 26/11/2021