บทความเกี่ยวกับ: Module ซื้อ

ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ Accounts Payable (AP)

ทำไมต้องมีใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)


  • ใช้ในการตั้งจ่ายเอกสารเพิ่มหนี้ โดยอ้างอิงใบรับสินค้า/บริการ (GR) เช่นในกรณี คำนวณราคาต่ำกว่าที่เป็นจริง หรือ ปริมาณเกินจำนวนที่ตกลงซื้อขายกัน
  • เพื่อเป็นการตั้งหนี้ โดยไม่อ้างอิงใบสั่งซื้อ (PO) หรือ ใบรับสินค้า/บริการ Goods Receipt (GR) เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ และเงินเดือนพนักงาน หรือในกรณีที่เพิ่มราคาสินค้า/บริการ
  • วางแผนกระแสเงินสด สำหรับค่าใช้จ่ายทั่วไป



สิทธิ์การดำเนินการ


สร้าง ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก สร้างใบเพิ่มหนี้ (AP)
  4. กรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ
  5. กด บันทึก


💡 Nested Tip: สามารถสร้าง AP จากแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ ได้โดย
  1. เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการสร้าง AP
  2. กดปุ่มดำเนินการ '...' เลือก สร้างใบเพิ่มหนี้ (AP)



แก้ไข ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการแก้ไข
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. แก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการ
  6. กด บันทึก



💡 Nested Tip: ในกรณีที่ถูกล็อกงวดบัญชีแล้ว ต้องปลดล็อคงวดบัญชีก่อนจึงจะสามารถแก้ไขเอกสารได้💡 Nested Tip: ในกรณีที่ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ถูกดึงไปทำ ใบสำคัญจ่าย (PV) แล้ว ต้องไปยกเลิก ใบสำคัญจ่าย (PV) ก่อนถึงจะสามารถ แก้ไขใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ได้ ยกเว้นในกรณีที่ต้องการแก้ไขการลงบัญชี สามารถแก้ไขได้โดยกำหนดสิทธิ์ให้สามารถแก้ไขการลงบัญชีได้




แก้ไขการลงบัญชี ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการแก้ไข
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. แก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการ
  6. กด บันทึก



💡 Nested Tip: ในกรณีที่ถูกล็อกงวดบัญชีแล้ว ต้องปลดล็อคงวดบัญชีก่อนจึงจะสามารถแก้ไขเอกสารได้




ยกเลิก ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการยกเลิก
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ยกเลิก



💡 Nested Tip: ในกรณีที่ถูกล็อคงวดบัญชีแล้ว ต้องปลดล็อคงวดบัญชีก่อนจึงจะสามารถยกเลิกเอกสารได้💡 Nested Tip: ในกรณีที่เอกสารถูกอ้างอิงไปยังการชำระเงิน PV แล้ว ต้องยกเลิก PV ก่อนถึงจะยกเลิกเอกสารได้




พิมพ์ ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการพิมพ์
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก พิมพ์




Workflow


ส่งอนุมัติ ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการส่งอนุมัติ
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ส่งอนุมัติ




ถอนคำขออนุมัติ ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการถอยอนุมัติ
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ถอยเอกสาร




อนุมัติผ่าน Dashboard


  1. ตรงแถบเมนูด้านบน เลือกเมนู ภารกิจ
  2. เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการอนุมัติ
  3. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก อนุมัติ


อนุมัติผ่านเมนู สินค้า/บริการ


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการอนุมัติ
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก อนุมัติ




ปฏิเสธอนุมัติผ่าน Dashboard


  1. ตรงแถบเมนูด้านบน เลือกเมนู ภารกิจ
  2. เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการปฏิเสธการอนุมัติ
  3. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  4. เลื่อนลงมาด้านล่างเอกสารตรง หมายเหตุ (ภายใน) ใส่รายละเอียดเพื่อระบุเหตุผลของการปฏิเสธการอนุมัติ
  5. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ไม่อนุมัติ


ปฏิเสธผ่านเมนู สินค้า/บริการ


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการส่งอนุมัติ
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. เลื่อนลงมาด้านล่างเอกสารตรง หมายเหตุ (ภายใน) ใส่รายละเอียดเพื่อระบุเหตุผลของการปฏิเสธการอนุมัติ
  6. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ไม่อนุมัติ




รายละเอียดในเอกสาร


หัวเอกสาร


  • วันที่เอกสาร ตั้งค่าเริ่มต้นเป็นวันนี้ ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนได้ วันที่นี้ควรจะตรงกับวันที่ใบแจ้งหนี้ของคู่ค้า


  • บริษัท/สาขา เลือกบริษัทและสาขาที่ต้องการออกเอกสาร


  • เอกสารอ้างอิง ระบุ เลขที่ใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการเพิ่มหนี้ ข้อมูลต่างๆจะถูกแสดงอัตโนมัติตามเอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)


ในกรณีค้นหาเลขที่ใบรับสินค้า/บริการ (GR) ไม่พบอาจเกิดได้จากหลายกรณีเช่น GR ยังไม่ได้ถูกอนุมัติ / GR เคยถูกนำไปสร้าง AP แล้ว / ผู้ใช้งานระบบไม่มีสิทธิ์เห็น GR ของฝ่ายดังกล่าว


  • คู่ค้า ชื่อคู่ค้า


  • เหตุผล เลือกเหตุผลในกรณีเพิ่มหนี้


  • เพิ่มหนี้เนื่องจาก สินค้าเกินกว่าจำนวนที่ตกลงซื้อขายกัน
  • เพิ่มหนี้เนื่องจาก ราคาสินค้าต่ำกว่าความเป็นจริง
  • เพิ่มหนี้เนื่องจาก อื่นๆ


💡 Nested Tip: สามารถตั้งค่า เหตุผลการเพิ่มหนี้ (ซื้อ)ได้หากต้องการ


  • ที่อยู่ในการจัดส่ง เลือกที่อยู่ที่ต้องการแจ้งให้ทางคู่ค้าไปส่งสินค้า


💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม ที่อยู่ในการจัดส่งได้หากต้องการ


  • ชื่อผู้ติดต่อ - ฝ่าย ผู้ใช้สามารถ เลือกฝ่าย เพื่อแจ้งให้ทางคู่ค้าทราบได้ว่าควรติดต่อฝ่ายใด


💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม ฝ่าย/แผนกได้หากต้องการในกรณีที่ระบุเป็นฝ่ายบุคคล แต่คุณเอที่ถูกกำหนดให้เห็นเฉพาะเอกสารฝ่ายการตลาด จะไม่เห็นเอกสารที่เป็นของฝ่ายบุคคล สามารถ ตั้งค่าสิทธิ์การมองเห็นได้หากต้องการ


  • ชื่อผู้ติดต่อ - พนักงาน ระบุชื่อผู้ติดต่อ (พนักงาน) เพื่อแจ้งให้ทางคู่ค้าทราบได้ว่าควรติดต่อใคร


  • ด่วน เลือก เมื่อเอกสารต้องการจ่ายชำระด่วน ให้ระบุสาเหตุที่ด่วน และกำหนดชำระเงิน


  • แสดงอัตราแลกเปลี่ยน เลือกในกรณีเป็นการสั่งซื้อแบบนำเข้า


- สกุลเงิน สามารถเลือกได้ตามต้องการ อ้างอิงตั้งค่าสกุลเงิน


- อัตราแลกเปลี่ยน ถูกตั้งค่าเริ่มต้นจากธนาคารแห่งประเทศไทย ผู้ใช้งานระบบสามารถแก้ไขอัตราแลกเปลี่ยนได้ตามความเป็นจริง


- สกุลเงินเอกสาร เพื่อระบุว่าอยากพิมพ์เอกสารภายใต้สกุลเงินอะไร


  • ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม เลือกในกรณีที่ใบแจ้งหนี้ของคู่ค้าที่เราได้รับมา แต่ละรายการได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว



ตารางรายการ


  • รายการ กรอกรายละเอียดสินค้า/บริการ โดยมี 3 ประเภทรายการ


  1. รหัสสินค้า/บริการ
  2. รายการทั่วไป (ไม่อ้างอิงรหัสสินค้า/บริการ)
  3. คำอธิบาย โดยพิมพ์ ** นำหน้าคำอธิบาย


💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม รหัสสินค้า/บริการได้หากต้องการ


  • CC Cost Center คือศูนย์ต้นทุน ระบุอักษรย่อของบริษัท, สาขา, แผนก, ใบสั่งขาย, ยูนิต (อสังหาริมทรัพย์) ที่เป็นเจ้าของต้นทุน


  • ปริมาณ ระบุจำนวน/ปริมาณของ รายการรับสินค้า/บริการ


  • หน่วย เลือกหน่วยที่ใช้สำหรับรายการ


💡 Nested Tip: สามารถ ตั้งค่าหน่วยได้หากต้องการ


  • ราคา ราคาต่อหน่วยของรายการ


  • ส่วนลด ระบุราคาส่วนลดของรายการ (ถ้ามี) สามารถใส่เป็น ส่วนลด ตัวเลข หรือ % เช่น กรณีสินค้าราคา 100 บาท เมื่อใส่ 10%,20%,30% จะกลายเป็นยอด 50.40 บาท


  • GL ผังบัญชี ในกรณีที่มีการระบุรหัสสินค้า/บริการ ผังบัญชีจะแสดงอัตโนมัติจากที่ผูกกับรหัสสินค้าไว้


💡 Nested Tip: สามารถแก้ไข ผังบัญชีของรหัสสินค้า GL สำหรับซื้อได้หากต้องการ


  • VAT เลือก อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม กรณีสินค้า/บริการมีภาษีมูลค่าเพิ่ม


💡 VAT 7% = ภาษีในอัตราร้อยละ 7💡 VAT 0% = ภาษีในอัตราร้อยละ 0 เช่นการส่งออก/นำเข้า สินค้า/บริการ💡 VAT ( - ) = สินค้าที่ได้รับยกเว้นภาษี เช่น พืชผลทางการเกษตร, ค่าเช่า,ขนส่ง ฯ


  • WHT ทำเครื่องหมาย ✓ หากมีการหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย


  • Ret. ทำเครื่องหมาย ✓ หากมีการหักเงินประกันผลงาน


  • ทรัพย์สิน ทำเครื่องหมาย ✓ หากเป็นการสั่งซื้อทรัพย์สิน



ตารางภาษีหัก ณ ที่จ่าย


  • ประเภท เลือกประเภทการหัก ณ ที่จ่าย


  • คำอธิบาย ระบุคำอธิบาย


  • มูลค่าบริการ ระบุมูลค่าบริการก่อน VAT


  • อัตรา ระบุอัตราตามมาตรฐานกรมสรรพากร


  • WHT มูลค่าภาษีหัก ณ ที่จ่าย


  • ภ.ง.ด. เลือกประเภทภาษีเงินได้


  • ผู้จ่ายชำระภาษี เลือกผู้จ่ายชำระภาษี



💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ WHT



ตารางภาษีมูลค่าเพิ่ม


  • คู่ค้า ชื่อบริษัทผู้ออกใบกำกับภาษี


  • เลขใบกำกับภาษี อ้างอิงตามเลขที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับ กรณีที่กรอกเลขที่ใบกำกับภาษีของคู่ค้าเดียวกันซ้ำ ระบบจะไม่ให้ทำการบันทึก


  • วันที่ใบกำกับ วันที่อ้างอิงตามใบกำกับภาษีที่ได้รับ


  • เดือนยื่นภาษี เดือนที่คาดว่าจะยื่นภาษีซื้อ


  • มูลค่าคำนวณภาษี มูลค่าสินค้า/บริการที่ใช้คำนวณภาษี


  • อัตรา อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม


  • VAT มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม


  • หมายเหตุ



💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ VAT



ตารางรับประกันผลงาน


  • ข้อมูลการรับประกัน ระบุรายละเอียด


  • ระยะเวลา ระบุระยะเวลาการรับประกัน


  • ยูนิต เลือก วัน, สัปดาห์, เดือน หรือ ปี


  • ตั้งแต่ ระบุวันเริ่มนับประกัน


  • ยอดเงินประกันผลงาน จะถูกคำนวณอัตโนมัติโดย เป็นยอดก่อน VAT x % อ้างอิงตามที่ระบุในคู่ค้า


  • ครบกำหนดประกันผลงาน วันที่กำหนดชำระคืน ยอดเงินประกันผลงาน



💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ Ret. ในกรณีไม่พบคอลัมน์นี้ให้ไป แก้ไขคู่ค้าประกันผลงานบริการ = ใช่



ตารางทรัพย์สิน


  • รูป แนบรูปของทรัพย์สินที่ต้องการให้แสดงในทะเบียนทรัพย์สิน


  • ทรัพย์สิน อ้างอิงตามรายละเอียดรายการ


  • ผู้ถือครองทรัพย์สิน ระบุชื่อผู้ดูแลทรัพย์สิน เมื่อพนักงานลาออก หรือย้ายฝ่าย สามารถเปลี่ยนชื่อผู้ถือครองทรัพย์สินตามความเหมาะสมได้


💡 Nested Tip: ควรระบุชื่อตามจำนวนของทรัพย์สินที่ซื้อ


  • คำนวณค่าเสื่อม ทำเครื่องหมาย ✓ ในกรณีทรัพย์สินมีมูลค่าสูงเพียงพอที่จะต้องคำนวณค่าเสื่อม


กรณีทรัพย์สินบางชิ้นที่มีมูลค่าไม่สูง เช่น เครื่องคิดเลขราคา 500 บาท แต่เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ไม่ใช้แล้วหมดไป สามารถบันทึกเป็นรายการทรัพย์สิน โดย ไม่ทำเครื่องหมาย ✓ ตรงทำคำนวณค่าเสื่อม


  • ประเภททรัพย์สิน เลือกประเภททรัพย์สิน ซึ่งจะกำหนดถึง


  1. ผังบัญชีทรัพย์สิน
  2. การคิดค่าเสื่อมราคา
  3. ผังบัญชีค่าเสื่อมสะสม
  4. บัญชีค่าเสื่อมสะสม
  5. บัญชีค่าเสื่อม
  6. วิธีคำนวณค่าเสื่อม
  7. อายุการใช้งาน


อ้างอิง ตั้งค่าประเภททรัพย์สิน


  • วิธีคำนวณค่าเสื่อม มี 3 วิธี


  1. เส้นตรง
  2. ยอดลดลงทวีคูณ
  3. ผลรวมจำนวนปีอายุการใช้งาน (ปี)


❗ ระบบรองรับเฉพาะวิธี เส้นตรง


  • อายุการใช้งาน [ปี] กำหนดว่าสินทรัพย์นั้นๆจะถูกคำนวณค่าเสื่อมกี่ปี


  • ราคาซาก มูลค่าเมื่อขายทรัพย์สินเมื่อสิ้นสุดอายุการใช้งาน - ค่าใช้จ่ายในการขายทรัพย์สินนั้นๆ


  • ค่าขนส่ง/ติดตั้ง ค่าใช้จ่ายในการนำทรัพย์สินมาติดตั้งเพื่อใช้งาน



💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ทรัพย์สิน



ตารางบันทึกบัญชี GL


  • รหัสบัญชี ผังบัญชีที่ถูกผูกกับรหัสสินค้า และคู่ค้าที่เลือก


  • เดบิต ยอดฝั่งเดบิต


  • เครดิต ยอดฝั่งเครดิต


  • CC Cost Center


  • หมายเหตุ



ท้ายเอกสาร


  • หมายเหตุ [คู่ค้า] คำอธิบาย หรือข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องการแจ้งให้คู่ค้าทราบ โดยจะปรากฏอยู่บนใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ที่พิมพ์ออกมา


  • หมายเหตุ [ภายใน] คำอธิบาย หรือข้อมูลเพิ่มเติม โดยจะไม่ปรากฏอยู่บนใบสั่งซื้อที่พิมพ์ออกมา


  • เอกสารแนบ แนบเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบแจ้งหนี้




การเชื่อมโยง

เอกสารในขั้นตอนนี้จะเชื่อมโยงต่อไปยัง


  • Dashboard : กระแสเงินสด


  • งบทดลอง


  • สมุดรายวันซื้อ


  • รายงานภาษีซื้อ


  • สินค้าคงคลัง


  • สินทรัพย์


อัปเดตเมื่อ: 29/03/2022