ทำไมต้องมีใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)

ใช้ในการตั้งจ่ายเอกสารเพิ่มหนี้ โดยอ้างอิงใบรับสินค้า/บริการ (GR) เช่นในกรณี คำนวณราคาต่ำกว่าที่เป็นจริง หรือ ปริมาณเกินจำนวนที่ตกลงซื้อขายกัน
เพื่อเป็นการตั้งหนี้ โดยไม่อ้างอิงใบสั่งซื้อ (PO) หรือ ใบรับสินค้า/บริการ Goods Receipt (GR) เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ และเงินเดือนพนักงาน หรือในกรณีที่เพิ่มราคาสินค้า/บริการ
วางแผนกระแสเงินสด สำหรับค่าใช้จ่ายทั่วไป

สิทธิ์การดำเนินการ

สร้าง ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก สร้างใบเพิ่มหนี้ (AP)
กรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ
กด บันทึก

💡 Nested Tip: สามารถสร้าง AP จากแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ ได้โดย
เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการสร้าง AP
กดปุ่มดำเนินการ '...' เลือก สร้างใบเพิ่มหนี้ (AP)

แก้ไข ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการแก้ไข
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
แก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการ
กด บันทึก


💡 Nested Tip: ในกรณีที่ถูกล็อกงวดบัญชีแล้ว ต้องปลดล็อคงวดบัญชีก่อนจึงจะสามารถแก้ไขเอกสารได้
💡 Nested Tip: ในกรณีที่ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ถูกดึงไปทำ ใบสำคัญจ่าย (PV) แล้ว ต้องไปยกเลิก ใบสำคัญจ่าย (PV) ก่อนถึงจะสามารถ แก้ไขใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ได้ ยกเว้นในกรณีที่ต้องการแก้ไขการลงบัญชี สามารถแก้ไขได้โดยกำหนดสิทธิ์ให้สามารถแก้ไขการลงบัญชีได้

แก้ไขการลงบัญชี ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการแก้ไข
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
แก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการ
กด บันทึก


💡 Nested Tip: ในกรณีที่ถูกล็อกงวดบัญชีแล้ว ต้องปลดล็อคงวดบัญชีก่อนจึงจะสามารถแก้ไขเอกสารได้

ยกเลิก ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการยกเลิก
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ยกเลิก


💡 Nested Tip: ในกรณีที่ถูกล็อคงวดบัญชีแล้ว ต้องปลดล็อคงวดบัญชีก่อนจึงจะสามารถยกเลิกเอกสารได้
💡 Nested Tip: ในกรณีที่เอกสารถูกอ้างอิงไปยังการชำระเงิน PV แล้ว ต้องยกเลิก PV ก่อนถึงจะยกเลิกเอกสารได้

พิมพ์ ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการพิมพ์
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก พิมพ์

Workflow

ส่งอนุมัติ ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการส่งอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ส่งอนุมัติ

ถอนคำขออนุมัติ ใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP)

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการถอยอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ถอยเอกสาร

อนุมัติผ่าน Dashboard

ตรงแถบเมนูด้านบน เลือกเมนู ภารกิจ
เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก อนุมัติ

อนุมัติผ่านเมนู สินค้า/บริการ

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก อนุมัติ

ปฏิเสธอนุมัติผ่าน Dashboard

ตรงแถบเมนูด้านบน เลือกเมนู ภารกิจ
เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการปฏิเสธการอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
เลื่อนลงมาด้านล่างเอกสารตรง หมายเหตุ (ภายใน) ใส่รายละเอียดเพื่อระบุเหตุผลของการปฏิเสธการอนุมัติ
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ไม่อนุมัติ

ปฏิเสธผ่านเมนู สินค้า/บริการ

เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
เลือกใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ (AP) ที่ต้องการส่งอนุมัติ
กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
เลื่อนลงมาด้านล่างเอกสารตรง หมายเหตุ (ภายใน) ใส่รายละเอียดเพื่อระบุเหตุผลของการปฏิเสธการอนุมัติ
กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ไม่อนุมัติ

รายละเอียดในเอกสาร

หัวเอกสาร

วันที่เอกสาร ตั้งค่าเริ่มต้นเป็นวันนี้ ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนได้ วันที่นี้ควรจะตรงกับวันที่ใบแจ้งหนี้ของคู่ค้า

บริษัท/สาขา เลือกบริษัทและสาขาที่ต้องการออกเอกสาร

เอกสารอ้างอิง ระบุ เลขที่ใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการเพิ่มหนี้ ข้อมูลต่างๆจะถูกแสดงอัตโนมัติตามเอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)

ในกรณีค้นหาเลขที่ใบรับสินค้า/บริการ (GR) ไม่พบอาจเกิดได้จากหลายกรณีเช่น GR ยังไม่ได้ถูกอนุมัติ / GR เคยถูกนำไปสร้าง AP แล้ว / ผู้ใช้งานระบบไม่มีสิทธิ์เห็น GR ของฝ่ายดังกล่าว

คู่ค้า ชื่อคู่ค้า

เหตุผล เลือกเหตุผลในกรณีเพิ่มหนี้

- เพิ่มหนี้เนื่องจาก สินค้าเกินกว่าจำนวนที่ตกลงซื้อขายกัน
- เพิ่มหนี้เนื่องจาก ราคาสินค้าต่ำกว่าความเป็นจริง
- เพิ่มหนี้เนื่องจาก อื่นๆ

💡 Nested Tip: สามารถตั้งค่า เหตุผลการเพิ่มหนี้ (ซื้อ)ได้หากต้องการ

ที่อยู่ในการจัดส่ง เลือกที่อยู่ที่ต้องการแจ้งให้ทางคู่ค้าไปส่งสินค้า

💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม ที่อยู่ในการจัดส่งได้หากต้องการ

ชื่อผู้ติดต่อ - ฝ่าย ผู้ใช้สามารถ เลือกฝ่าย เพื่อแจ้งให้ทางคู่ค้าทราบได้ว่าควรติดต่อฝ่ายใด

💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม ฝ่าย/แผนกได้หากต้องการ
ในกรณีที่ระบุเป็นฝ่ายบุคคล แต่คุณเอที่ถูกกำหนดให้เห็นเฉพาะเอกสารฝ่ายการตลาด จะไม่เห็นเอกสารที่เป็นของฝ่ายบุคคล สามารถ ตั้งค่าสิทธิ์การมองเห็นได้หากต้องการ

ชื่อผู้ติดต่อ - พนักงาน ระบุชื่อผู้ติดต่อ (พนักงาน) เพื่อแจ้งให้ทางคู่ค้าทราบได้ว่าควรติดต่อใคร

ด่วน เลือก เมื่อเอกสารต้องการจ่ายชำระด่วน ให้ระบุสาเหตุที่ด่วน และกำหนดชำระเงิน

แสดงอัตราแลกเปลี่ยน เลือกในกรณีเป็นการสั่งซื้อแบบนำเข้า

- สกุลเงิน สามารถเลือกได้ตามต้องการ อ้างอิงตั้งค่าสกุลเงิน

- อัตราแลกเปลี่ยน ถูกตั้งค่าเริ่มต้นจากธนาคารแห่งประเทศไทย ผู้ใช้งานระบบสามารถแก้ไขอัตราแลกเปลี่ยนได้ตามความเป็นจริง

- สกุลเงินเอกสาร เพื่อระบุว่าอยากพิมพ์เอกสารภายใต้สกุลเงินอะไร

ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม เลือกในกรณีที่ใบแจ้งหนี้ของคู่ค้าที่เราได้รับมา แต่ละรายการได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

ตารางรายการ

รายการ กรอกรายละเอียดสินค้า/บริการ โดยมี 3 ประเภทรายการ

รหัสสินค้า/บริการ
รายการทั่วไป (ไม่อ้างอิงรหัสสินค้า/บริการ)
คำอธิบาย โดยพิมพ์ นำหน้าคำอธิบาย

💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม รหัสสินค้า/บริการได้หากต้องการ

CC Cost Center คือศูนย์ต้นทุน ระบุอักษรย่อของบริษัท, สาขา, แผนก, ใบสั่งขาย, ยูนิต (อสังหาริมทรัพย์) ที่เป็นเจ้าของต้นทุน

ปริมาณ ระบุจำนวน/ปริมาณของ รายการรับสินค้า/บริการ

หน่วย เลือกหน่วยที่ใช้สำหรับรายการ

💡 Nested Tip: สามารถ ตั้งค่าหน่วยได้หากต้องการ

ราคา ราคาต่อหน่วยของรายการ

ส่วนลด ระบุราคาส่วนลดของรายการ (ถ้ามี) สามารถใส่เป็น ส่วนลด ตัวเลข หรือ % เช่น กรณีสินค้าราคา 100 บาท เมื่อใส่ 10%,20%,30% จะกลายเป็นยอด 50.40 บาท

GL ผังบัญชี ในกรณีที่มีการระบุรหัสสินค้า/บริการ ผังบัญชีจะแสดงอัตโนมัติจากที่ผูกกับรหัสสินค้าไว้

💡 Nested Tip: สามารถแก้ไข ผังบัญชีของรหัสสินค้า GL สำหรับซื้อได้หากต้องการ

VAT เลือก อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม กรณีสินค้า/บริการมีภาษีมูลค่าเพิ่ม

💡 VAT 7% = ภาษีในอัตราร้อยละ 7
💡 VAT 0% = ภาษีในอัตราร้อยละ 0 เช่นการส่งออก/นำเข้า สินค้า/บริการ
💡 VAT ( - ) = สินค้าที่ได้รับยกเว้นภาษี เช่น พืชผลทางการเกษตร, ค่าเช่า,ขนส่ง ฯ

WHT ทำเครื่องหมาย ✓ หากมีการหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย

Ret. ทำเครื่องหมาย ✓ หากมีการหักเงินประกันผลงาน

ทรัพย์สิน ทำเครื่องหมาย ✓ หากเป็นการสั่งซื้อทรัพย์สิน

ตารางภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ประเภท เลือกประเภทการหัก ณ ที่จ่าย

คำอธิบาย ระบุคำอธิบาย

มูลค่าบริการ ระบุมูลค่าบริการก่อน VAT

อัตรา ระบุอัตราตามมาตรฐานกรมสรรพากร

WHT มูลค่าภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ภ.ง.ด. เลือกประเภทภาษีเงินได้

ผู้จ่ายชำระภาษี เลือกผู้จ่ายชำระภาษี


💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ WHT

ตารางภาษีมูลค่าเพิ่ม

คู่ค้า ชื่อบริษัทผู้ออกใบกำกับภาษี

เลขใบกำกับภาษี อ้างอิงตามเลขที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับ กรณีที่กรอกเลขที่ใบกำกับภาษีของคู่ค้าเดียวกันซ้ำ ระบบจะไม่ให้ทำการบันทึก

วันที่ใบกำกับ วันที่อ้างอิงตามใบกำกับภาษีที่ได้รับ

เดือนยื่นภาษี เดือนที่คาดว่าจะยื่นภาษีซื้อ

มูลค่าคำนวณภาษี มูลค่าสินค้า/บริการที่ใช้คำนวณภาษี

อัตรา อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม

VAT มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม

หมายเหตุ


💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ VAT

ตารางรับประกันผลงาน

ข้อมูลการรับประกัน ระบุรายละเอียด

ระยะเวลา ระบุระยะเวลาการรับประกัน

ยูนิต เลือก วัน, สัปดาห์, เดือน หรือ ปี

ตั้งแต่ ระบุวันเริ่มนับประกัน

ยอดเงินประกันผลงาน จะถูกคำนวณอัตโนมัติโดย เป็นยอดก่อน VAT x % อ้างอิงตามที่ระบุในคู่ค้า

ครบกำหนดประกันผลงาน วันที่กำหนดชำระคืน ยอดเงินประกันผลงาน


💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ Ret. ในกรณีไม่พบคอลัมน์นี้ให้ไป แก้ไขคู่ค้าประกันผลงานบริการ = ใช่

ตารางทรัพย์สิน

รูป แนบรูปของทรัพย์สินที่ต้องการให้แสดงในทะเบียนทรัพย์สิน

ทรัพย์สิน อ้างอิงตามรายละเอียดรายการ

ผู้ถือครองทรัพย์สิน ระบุชื่อผู้ดูแลทรัพย์สิน เมื่อพนักงานลาออก หรือย้ายฝ่าย สามารถเปลี่ยนชื่อผู้ถือครองทรัพย์สินตามความเหมาะสมได้

💡 Nested Tip: ควรระบุชื่อตามจำนวนของทรัพย์สินที่ซื้อ

คำนวณค่าเสื่อม ทำเครื่องหมาย ✓ ในกรณีทรัพย์สินมีมูลค่าสูงเพียงพอที่จะต้องคำนวณค่าเสื่อม

กรณีทรัพย์สินบางชิ้นที่มีมูลค่าไม่สูง เช่น เครื่องคิดเลขราคา 500 บาท แต่เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ไม่ใช้แล้วหมดไป สามารถบันทึกเป็นรายการทรัพย์สิน โดย ไม่ทำเครื่องหมาย ✓ ตรงทำคำนวณค่าเสื่อม

ประเภททรัพย์สิน เลือกประเภททรัพย์สิน ซึ่งจะกำหนดถึง

ผังบัญชีทรัพย์สิน
การคิดค่าเสื่อมราคา
ผังบัญชีค่าเสื่อมสะสม
บัญชีค่าเสื่อมสะสม
บัญชีค่าเสื่อม
วิธีคำนวณค่าเสื่อม
อายุการใช้งาน

อ้างอิง ตั้งค่าประเภททรัพย์สิน

วิธีคำนวณค่าเสื่อม มี 3 วิธี

เส้นตรง
ยอดลดลงทวีคูณ
ผลรวมจำนวนปีอายุการใช้งาน (ปี)

❗ ระบบรองรับเฉพาะวิธี เส้นตรง

อายุการใช้งาน [ปี] กำหนดว่าสินทรัพย์นั้นๆจะถูกคำนวณค่าเสื่อมกี่ปี

ราคาซาก มูลค่าเมื่อขายทรัพย์สินเมื่อสิ้นสุดอายุการใช้งาน - ค่าใช้จ่ายในการขายทรัพย์สินนั้นๆ

ค่าขนส่ง/ติดตั้ง ค่าใช้จ่ายในการนำทรัพย์สินมาติดตั้งเพื่อใช้งาน


💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ทรัพย์สิน

ตารางบันทึกบัญชี GL

รหัสบัญชี ผังบัญชีที่ถูกผูกกับรหัสสินค้า และคู่ค้าที่เลือก

เดบิต ยอดฝั่งเดบิต

เครดิต ยอดฝั่งเครดิต

CC Cost Center

หมายเหตุ

ท้ายเอกสาร

หมายเหตุ [คู่ค้า] คำอธิบาย หรือข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องการแจ้งให้คู่ค้าทราบ โดยจะปรากฏอยู่บนใบเพิ่มหนี้/ใบตั้งหนี้ที่พิมพ์ออกมา

หมายเหตุ [ภายใน] คำอธิบาย หรือข้อมูลเพิ่มเติม โดยจะไม่ปรากฏอยู่บนใบสั่งซื้อที่พิมพ์ออกมา

เอกสารแนบ แนบเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบแจ้งหนี้

การเชื่อมโยง

เอกสารในขั้นตอนนี้จะเชื่อมโยงต่อไปยัง

Dashboard : กระแสเงินสด

งบทดลอง

สมุดรายวันซื้อ

รายงานภาษีซื้อ

สินค้าคงคลัง

สินทรัพย์

อัปเดตเมื่อ: 29/03/2022