บทความเกี่ยวกับ: Module ซื้อ

ใบรับสินค้า/บริการ Goods Receipt (GR)

ใบรับสินค้า/บริการ (GR) อ้างอิง PO ใบสั่งซื้อ



ทำไมต้องมีใบรับสินค้า/บริการ (GR)


  • เพื่อให้ฝ่ายต่างๆของบริษัทใช้บันทึกยืนยันการรับสินค้า/บริการ ว่าได้รับตามจำนวนและมูลค่าที่ถูกต้องตามที่ขอสั่งซื้อไปและตรงกับใบส่งสินค้าของคู่ค้า
  • ฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบความถูกต้อง เช่น วันที่ของเอกสารไม่ข้ามเดือนจากเอกสารใบส่งของ, การลงบันทึกบัญชีที่ถูกต้อง, และข้อมูลเลขที่ใบกำกับภาษีของทางคู่ค้า (ในกรณีเป็นสินค้า) ถูกต้องและครบถ้วน
  • วางแผนกระแสเงินสด สำหรับค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า/บริการ



สิทธิ์การดำเนินการ


สร้าง ใบรับสินค้า/บริการ (GR)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก สร้างใบรับสินค้า/บริการ (GR)
  4. กรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ
  5. กด บันทึก



💡 Nested Tip: สามารถสร้าง GR จากแท็บ 2. ใบสั่งซื้อ ได้โดย
  1. เลือกใบสั่งซื้อ (PO) ที่ต้องการสร้าง GR
  2. กดปุ่มดำเนินการ '...' เลือก สร้างใบรับสินค้า/บริการ (GR)




แก้ไข ใบรับสินค้า/บริการ (GR)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการแก้ไข
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. แก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการ
  6. กด บันทึก



💡 Nested Tip: ในกรณีที่ต้องการแก้ไขตารางรายการ เช่น ราคา ส่วนลด ฯลฯ ให้กลับไป แก้ไข ใบสั่งซื้อ (PO)โดยต้อง ยกเลิก ใบรับสินค้า/บริการ (GR)ก่อน💡 Nested Tip: ในกรณีที่ใบรับสินค้า/บริการ (GR) ถูกดึงไปทำ ใบสำคัญจ่าย (PV) แล้ว ต้องไปยกเลิก ใบสำคัญจ่าย (PV) ก่อนถึงจะสามารถ แก้ไขใบรับสินค้า/บริการ (GR) ได้ ยกเว้นในกรณีที่ต้องการแก้ไขการลงบัญชี สามารถแก้ไขได้โดยกำหนดสิทธิ์ให้สามารถแก้ไขการลงบัญชีได้




แก้ไขการลงบัญชี ใบรับสินค้า/บริการ (GR)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการแก้ไข
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. แก้ไขข้อมูลเกี่ยวข้องกับการบันทึกบัญชีที่ต้องการ
  6. กด บันทึก



💡 Nested Tip: ในกรณีที่ถูกล็อกงวดบัญชีแล้ว ต้องปลดล็อคงวดบัญชีก่อนจึงจะสามารถแก้ไขเอกสารได้




ยกเลิก ใบรับสินค้า/บริการ (GR)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการยกเลิก
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ยกเลิก



💡 Nested Tip: ในกรณีที่ถูกล็อคงวดบัญชีแล้ว ต้องปลดล็อคงวดบัญชีก่อนจึงจะสามารถยกเลิกเอกสารได้💡 Nested Tip: ในกรณีที่เอกสารถูกอ้างอิงไปยังการชำระเงิน PV แล้ว ต้องยกเลิก PV ก่อนถึงจะยกเลิกเอกสารได้




พิมพ์ ใบรับสินค้า/บริการ (GR)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการพิมพ์
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก พิมพ์




Workflow


ส่งอนุมัติ ใบรับสินค้า/บริการ (GR)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการส่งอนุมัติ
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ส่งอนุมัติ




ถอนคำขออนุมัติ ใบรับสินค้า/บริการ (GR)


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการถอยอนุมัติ
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ถอยเอกสาร




อนุมัติผ่าน Dashboard


  1. ตรงแถบเมนูด้านบน เลือกเมนู ภารกิจ
  2. เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการอนุมัติ
  3. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก อนุมัติ



อนุมัติผ่านเมนู สินค้า/บริการ


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบรับสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการอนุมัติ
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  5. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก อนุมัติ




ปฏิเสธอนุมัติผ่าน Dashboard


  1. ตรงแถบเมนูด้านบน เลือกเมนู ภารกิจ
  2. เลือกใบซื้อสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการปฏิเสธการอนุมัติ
  3. กดปุ่มดำเนินการ ' ... ' เลือก แก้ไข
  4. เลื่อนลงมาด้านล่างเอกสารตรง หมายเหตุ (ภายใน) ใส่รายละเอียดเพื่อระบุเหตุผลของการปฏิเสธการอนุมัติ
  5. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ไม่อนุมัติ


ปฏิเสธอนุมัติผ่านเมนู สินค้า/บริการ


  1. เลือกเมนู สั่งซื้อ และ ซื้อ
  2. กดแท็บ 3. รับสินค้า/บริการ
  3. เลือกใบซื้อสินค้า/บริการ (GR) ที่ต้องการปฏิเสธการอนุมัติ
  4. กดปุ่มดำเนินการ ' **... **' เลือก แก้ไข
  5. เลื่อนลงมาด้านล่างเอกสารตรง หมายเหตุ (ภายใน) ใส่รายละเอียดเพื่อระบุเหตุผลของการปฏิเสธการอนุมัติ
  6. กด ฝั่งขวาของปุ่มบันทึก เลือก ไม่อนุมัติ




รายละเอียดในเอกสาร


หัวเอกสาร


  • วันที่เอกสาร ตั้งค่าเริ่มต้นเป็นวันนี้ ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนได้ วันที่นี้ควรจะตรงกับวันที่ใบส่งสินค้า/บริการของคู่ค้า


  • บริษัท/สาขา เลือกบริษัทและสาขาที่ต้องการออกเอกสาร


  • เอกสารอ้างอิง ระบุ เลขที่ใบสั่งซื้อ (PO) ที่ต้องการรับสินค้า/บริการ ข้อมูลต่างๆจะถูกแสดงอัตโนมัติตามเอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)


ในกรณีค้นหาเลขที่ PO ไม่พบอาจเกิดได้จากหลายกรณีเช่น PO ยังไม่ได้ถูกอนุมัติ / PO ถูกนำไปสร้าง GR แล้ว / ผู้ใช้งานระบบไม่มีสิทธิ์เห็น PO ของฝ่ายดังกล่าว


  • คู่ค้า ชื่อคู่ค้า


  • คำอธิบาย ระบุรายละเอียดของงาน เพื่อให้ง่ายต่อการกลับมาค้นหาเอกสารในอนาคต


  • ที่อยู่ในการจัดส่ง เลือกที่อยู่ที่ต้องการแจ้งให้ทางคู่ค้าไปส่งสินค้า


💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม ที่อยู่ในการจัดส่งได้หากต้องการ


  • ชื่อผู้ติดต่อ - ฝ่าย ผู้ใช้สามารถ เลือกฝ่าย เพื่อแจ้งให้ทางคู่ค้าทราบได้ว่าควรติดต่อฝ่ายใด


💡 Nested Tip: สามารถเพิ่ม ฝ่าย/แผนกได้หากต้องการในกรณีที่ระบุเป็นฝ่ายบุคคล แต่คุณเอที่ถูกกำหนดให้เห็นเฉพาะเอกสารฝ่ายการตลาด จะไม่เห็นเอกสารที่เป็นของฝ่ายบุคคล สามารถ ตั้งค่าสิทธิ์การมองเห็นได้หากต้องการ


  • ชื่อผู้ติดต่อ - พนักงาน ระบุชื่อผู้ติดต่อ (พนักงาน) เพื่อแจ้งให้ทางคู่ค้าทราบได้ว่าควรติดต่อใคร


  • ด่วน เลือก เมื่อเอกสารต้องการจ่ายชำระด่วน ให้ระบุสาเหตุที่ด่วน และกำหนดชำระเงิน


  • แสดงอัตราแลกเปลี่ยน เลือกในกรณีเป็นการสั่งซื้อแบบนำเข้า


- สกุลเงิน สามารถเลือกได้ตามต้องการ อ้างอิงตั้งค่าสกุลเงิน


- อัตราแลกเปลี่ยน ถูกตั้งค่าเริ่มต้นจากธนาคารแห่งประเทศไทย ผู้ใช้งานระบบสามารถแก้ไขอัตราแลกเปลี่ยนได้ตามความเป็นจริง


- สกุลเงินเอกสาร เพื่อระบุว่าอยากพิมพ์เอกสารภายใต้สกุลเงินอะไร


  • ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO)


  • แบ่งงวดชำระ แบ่งงวดชำระ จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO)



ตารางรายการ


  • รายการ รายการ จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO) ไม่สามารถแก้ไขได้


  • CC Cost Center จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO)


  • กำหนดส่ง กำหนดส่งสินค้า/บริการ โดยการระบุวันที่ที่ใกล้เคียงกับความจริงจะช่วยให้ระบบวางแผนการเงินได้อย่างแม่นยำ


  • ปริมาณ ระบุจำนวน/ปริมาณของ รายการรับสินค้า/บริการ


  • หน่วย หน่วย จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO)


  • ราคา ราคาต่อหน่วยของรายการ จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO)


  • ส่วนลด ระบุราคาส่วนลดของรายการ (ถ้ามี) สามารถใส่เป็น ส่วนลด ตัวเลข หรือ % เช่น กรณีสินค้าราคา 100 บาท เมื่อใส่ 10%,20%,30% จะกลายเป็นยอด 50.40 บาท


  • GL ผังบัญชี ในกรณีที่มีการระบุรหัสสินค้า/บริการ ผังบัญชีจะแสดงอัตโนมัติจากที่ผูกกับรหัสสินค้าไว้


  • VAT อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม จะแสดงอ้างอิงจากใบสั่งซื้อ (PO)


  • WHT เครื่องหมาย ✓ จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO) ทำเครื่องหมาย ✓ หากมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย


  • Ret. เครื่องหมาย ✓ จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO) ทำเครื่องหมาย ✓ หากมีการหักเงินประกันผลงาน


  • ทรัพย์สิน เครื่องหมาย ✓ จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO) ทำเครื่องหมาย ✓ หากเป็นการสั่งซื้อทรัพย์สิน



ตารางแบ่งงวดชำระ


  • ชำระเงิน รายละเอียดการแบ่งชำระเงิน จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO)


  • วันที่ชำระ กำหนดชำระเงิน จะแสดงอัตโนมัติ จากใบสั่งซื้อ (PO)


  • % สัดส่วนของการชำระเงินในยอดนั้นๆ


  • ยอดเงิน ยอดการชำระเงิน



ตารางภาษีหัก ณ ที่จ่าย


  • ประเภท เลือกประเภทการหัก ณ ที่จ่าย


  • คำอธิบาย ระบุคำอธิบาย


  • มูลค่าบริการ ระบุมูลค่าบริการก่อน VAT


  • อัตรา ระบุอัตราตามมาตรฐานกรมสรรพากร


  • WHT มูลค่าภาษีหัก ณ ที่จ่าย


  • ภ.ง.ด. เลือกประเภทภาษีเงินได้


  • ผู้จ่ายชำระภาษี เลือกผู้จ่ายชำระภาษี



💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ WHT



ตารางภาษีมูลค่าเพิ่ม


  • คู่ค้า ชื่อบริษัทผู้ออกใบกำกับภาษี


  • เลขใบกำกับภาษี อ้างอิงตามเลขที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับ กรณีที่กรอกเลขที่ใบกำกับภาษีของคู่ค้าเดียวกันซ้ำ ระบบจะไม่ให้ทำการบันทึก


  • วันที่ใบกำกับ วันที่อ้างอิงตามใบกำกับภาษีที่ได้รับ


  • เดือนยื่นภาษี เดือนที่คาดว่าจะยื่นภาษีซื้อ


  • มูลค่าคำนวณภาษี มูลค่าสินค้า/บริการที่ใช้คำนวณภาษี


  • อัตรา อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม


  • VAT มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม


  • หมายเหตุ



💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ VAT



ตารางรับประกันผลงาน


  • ข้อมูลการรับประกัน ระบุรายละเอียด


  • ระยะเวลา ระบุระยะเวลาการรับประกัน


  • ยูนิต เลือก วัน, สัปดาห์, เดือน หรือ ปี


  • ตั้งแต่ ระบุวันเริ่มนับประกัน


  • ยอดเงินประกันผลงาน จะถูกคำนวณอัตโนมัติโดย เป็นยอดก่อน VAT x % อ้างอิงตามที่ระบุในคู่ค้า


  • ครบกำหนดประกันผลงาน วันที่กำหนดชำระคืน ยอดเงินประกันผลงาน



💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ Ret. ในกรณีไม่พบคอลัมน์นี้ให้ไป แก้ไขคู่ค้าประกันผลงานบริการ = ใช่



ตารางทรัพย์สิน


  • รูป แนบรูปของทรัพย์สินที่ต้องการให้แสดงในทะเบียนทรัพย์สิน


  • ทรัพย์สิน อ้างอิงตามรายละเอียดรายการ


  • ผู้ถือครองทรัพย์สิน ระบุชื่อผู้ดูแลทรัพย์สิน เมื่อพนักงานลาออก หรือย้ายฝ่าย สามารถเปลี่ยนชื่อผู้ถือครองทรัพย์สินตามความเหมาะสมได้


💡 Nested Tip: ควรระบุชื่อตามจำนวนของทรัพย์สินที่ซื้อ


  • คำนวณค่าเสื่อม ทำเครื่องหมาย ✓ ในกรณีทรัพย์สินมีมูลค่าสูงเพียงพอที่จะต้องคำนวณค่าเสื่อม


กรณีทรัพย์สินบางชิ้นที่มีมูลค่าไม่สูง เช่น เครื่องคิดเลขราคา 500 บาท แต่เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ไม่ใช้แล้วหมดไป สามารถบันทึกเป็นรายการทรัพย์สิน โดย ไม่ทำเครื่องหมาย ✓ ตรงทำคำนวณค่าเสื่อม


  • ประเภททรัพย์สิน เลือกประเภททรัพย์สิน ซึ่งจะกำหนดถึง


  1. ผังบัญชีทรัพย์สิน
  2. การคิดค่าเสื่อมราคา
  3. ผังบัญชีค่าเสื่อมสะสม
  4. บัญชีค่าเสื่อมสะสม
  5. บัญชีค่าเสื่อม
  6. วิธีคำนวณค่าเสื่อม
  7. อายุการใช้งาน


อ้างอิง ตั้งค่าประเภททรัพย์สิน


  • วิธีคำนวณค่าเสื่อม มี 3 วิธี


  1. เส้นตรง
  2. ยอดลดลงทวีคูณ
  3. ผลรวมจำนวนปีอายุการใช้งาน (ปี)


❗ ระบบรองรับเฉพาะวิธี เส้นตรง


  • อายุการใช้งาน[ปี] กำหนดว่าสินทรัพย์นั้นๆจะถูกคำนวณค่าเสื่อมกี่ปี


  • ราคาซาก ราคาซาก = มูลค่าเมื่อขายทรัพย์สินเมื่อสิ้นสุดอายุการใช้งาน - ค่าใช้จ่ายในการขายทรัพย์สินนั้นๆ


  • ค่าขนส่ง/ติดตั้ง ค่าใช้จ่ายในการนำทรัพย์สินมาติดตั้งเพื่อใช้งาน



💡 Nested Tip: ตารางนี้จะแสดงในกรณีที่มีการทำเครื่องหมาย ✓ ในคอลัมน์ทรัพย์สิน



ตารางบันทึกบัญชี GL


  • รหัสบัญชี ผังบัญชีที่ถูกผูกกับรหัสสินค้า และคู่ค้าที่เลือก


  • เดบิต ยอดฝั่งเดบิต


  • เครดิต ยอดฝั่งเครดิต


  • CC Cost Center


  • หมายเหตุ



ท้ายเอกสาร


  • หมายเหตุ [คู่ค้า] คำอธิบาย หรือข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องการแจ้งให้คู่ค้าทราบ โดยจะปรากฏอยู่บนใบรับสินค้า/บริการที่พิมพ์ออกมา


  • หมายเหตุ [ภายใน] คำอธิบาย หรือข้อมูลเพิ่มเติม โดยจะไม่ปรากฏอยู่บนใบสั่งซื้อที่พิมพ์ออกมา


  • เอกสารแนบ แนบเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบรับของ



การเชื่อมโยง

เอกสารในขั้นตอนนี้จะเชื่อมโยงต่อไปยัง


  • Dashboard : กระแสเงินสด


  • งบทดลอง


  • สมุดรายวันซื้อ


  • รายงานภาษีซื้อ


  • สินค้าคงคลัง


  • สินทรัพย์

อัปเดตเมื่อ: 29/03/2022