การเงิน (Finance)
Finance
การเงิน คืออะไร
การเงิน คือ เมนูหลักสำหรับการทำงานเกี่ยวกับรายการเงินฝากธนาคาร และรายการกระแสเงินสดอื่น ๆ ของกิจการบนระบบ Nested โดยในกิจการที่ต้องจัดการให้มีสภาพคล่องตลอดเวลาเมนูนี้เป็นอีกหนึ่งส่วนที่สำคัญเป็นอย่างมาก
ทำไมถึงบริหารสภาพคล่องของกิจการ
สภาพคล่องจากกระแสเงินสดคือหัวใจสำคัญของกิจการ เมื่อมีน้อยเกินไปกิจการอาจพลาดโอกาสในการค้าขายกับคู่ค้าหรือต้องรับภาระหนี้สินที่ไม่จำเป็น และหากมีมากเกินไปกิจการอาจต้องเสี่ยงกับการทุจริตจากผู้รักษาสภาพคล่องนั้น หรือเสียผลประโยชน์จากการด้อยมูลค่าของเงินตามกาลเวลาก็ได้ ดังนั้นจึงควรบริหารให้เหมาะสมพอประมาณกับการดำเนินงานของกิจการ
1. Bank
ทำไมต้องบริหารบัญชีธนาคารอย่างเป็นระบบ?
ถ้าเป็นบริษัทที่กำลังเริ่มต้น อาจมีเพียงเจ้าของ และ/หรือ ผู้ช่วย ดังนั้นการบันทึกการสั่งซื้ออาจเป็นเพียงการบันทึกย้อนหลัง คือ ซื้อไปก่อนแล้ว แล้วค่อยเอาใบเสร็จมาบันทึกในระบบ
เมื่อบริษัทเติบโตมากขึ้น มีพนักงานมากขึ้น เพื่อป้องการการสั่งซื้อที่ไม่เหมาะสม จำเป็นต้องมีระบบมาช่วยควบคุม เช่น ถ้าจะมีการขอสั่งซื้อของต้องมีการอนุมัติก่อน และการสั่งซื้อสินค้าและบริการทั้งหมดของบริษัท ต้องดำเนินการผ่านฝ่ายจัดซื้อเท่านั้น
มูลค่าการซื้อของส่งผลต่อ ต้นทุนของการดำเนินธุรกิจ บริษัทที่สามารถบริหารจัดการด้านการสั่งซื้อได้ดี จะทำให้บริษัทมีผลประกอบการที่ดี
ระยะเวลาเครดิตที่ได้รับจากคู่ค้า จะส่งผลต่อกระแสเงินสดของบริษัท
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร/ Bank Reconciliation
Bank Reconciliation คือ การทำรายงานกระทบยอดเพื่อพิสูจน์ว่าเงินที่ฝากอยู่ในธนาคาร ณ ปัจจุบันมีจำนวนเท่ากับที่กิจการบันทึกไว้ในระบบรับ-จ่ายเงินของ Nested เพื่อให้ข้อมูลนี้เแสดงต่อผู้บริหารเแบบ Real time เป็นจุดแรกสำหรับใช้วิเคราะห์ วางแผน และตัดสินใจกับสภาพคล่องของกิจการได้
เมนูย่อยนี้มีหลักการทำงานเเป็นการตรวจสอบข้อมูลระหว่างรายการเดินบัญชีจริง ๆ ที่ได้จากธนาคารกับข้อมูลรับ-จ่ายเงินที่บันทึกบนระบบ Nested ว่ามีจำนวนและวันที่ตรงกันหรือไม่ หากตรงกันจึงกดล็อกรายการป้องกันการแก้ไขข้อมูล
บันทึกรายการเดินบัญชีฯอื่น ๆ ให้ครบถ้วน
นอกจากการฝาก-ถอนเงินซึ่งเป็นรายการหลักที่ต้องเกิดขึ้นในบัญชีเงินฝากธนาคารแล้ว รายการอื่น ก็จำเป็นต้องบันทึกให้ครบถ้วนด้วยเพื่อให้ระบบแสดงข้อมูลได้ตรงกับความเป็นจริง รายการเหล่านี้เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ดอกเบี้ยรับ-จ่ายธนาคาร เป็นต้น
ที่ระบบ Nested จะจัดกลุ่มรายการอื่น ๆ เหล่านี้ให้เข้าไปบันทึกในหน้าเดียวกันเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการใช้งาน นอกจากนี้ในส่วนเดียวกันการทำรายการฝาก-ถอนบนระบบ Nested ยังครอบคลุมไปถึงเรื่องเช็คและการโอนเงินระหว่างธนาคารอีกด้วย เพื่อให้ระบบสะท้อนข้อมูลที่เป็นจริงมากที่สุด
กระบวนการธนาคาร
1. บัญชีธนาคาร
2. เช็ค
3. ดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียม
4. โอนเงินระหว่างบัญชี
2. Cash Allowance
วงเงิน!? สภาพคล่องหน้างานของกิจการ
กิจการที่มีประวัติมาอย่างยาวนานย้อนกลับไปได้หลายสิบปีมักมีความคุ้นชินกับการบริหารสภาพคล่องแบบแบ่งเงินสดส่วนหนึ่งไว้สำหรับใช้จ่าย “หน้างาน” ไม่ว่าจะเป็นลักษณะของเงินสดย่อยหรือเงินทดรองจ่ายก็ดี จุดนี้ที่ Nested มีความเข้าใจอย่างดีและต้องการช่วยสนับสนุนเจ้าของกิจการเพื่อป้องกันปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น
ระบบ Nested จะมองว่าการแบ่งเงินสดสำหรับใช้จ่ายนี้ไม่ว่าในลักษณะไหนก็ตามคือ “วงเงิน” ที่สามารถต้องมีการตั้งขึ้นมา เบิกใช้ เติมเข้าไปเพิ่ม และปิดเมื่อไม่ใช้แล้ว กล่าวง่าย ๆ คือทุกขั้นตอนของการทำงานจริง ๆ จะต้องสร้างเป็นเอกสารบนระบบ Nested ควบคู่ไปด้วยเพื่อสามารถตรวจสอบได้
การทำเช่นนี้เป็นการควบคุมข้อมูลให้ผู้บริหารสามารถเห็นได้ว่าขณะนี้สภาพคล่องของกิจการมีอยู่ในส่วนไหนบ้าง มากหรือน้อยเกินไปหรือไม่ และมีความเสี่ยงไหนบ้างที่ต้องเข้าควบคุมเป็นการเร่งด่วน
กระบวนการเงินสด
1. วงเงินสด
2. รายการใช้วงเงิน
อัปเดตเมื่อ: 23/11/2021