Finance

การเงิน คืออะไร

การเงิน คือ เมนูหลักสำหรับการทำงานเกี่ยวกับรายการเงินฝากธนาคาร และรายการกระแสเงินสดอื่น ๆ ของกิจการบนระบบ Nested โดยในกิจการที่ต้องจัดการให้มีสภาพคล่องตลอดเวลาเมนูนี้เป็นอีกหนึ่งส่วนที่สำคัญเป็นอย่างมาก

ทำไมถึงบริหารสภาพคล่องของกิจการ

สภาพคล่องจากกระแสเงินสดคือหัวใจสำคัญของกิจการ เมื่อมีน้อยเกินไปกิจการอาจพลาดโอกาสในการค้าขายกับคู่ค้าหรือต้องรับภาระหนี้สินที่ไม่จำเป็น และหากมีมากเกินไปกิจการอาจต้องเสี่ยงกับการทุจริตจากผู้รักษาสภาพคล่องนั้น หรือเสียผลประโยชน์จากการด้อยมูลค่าของเงินตามกาลเวลาก็ได้ ดังนั้นจึงควรบริหารให้เหมาะสมพอประมาณกับการดำเนินงานของกิจการ

1. Bank

ทำไมต้องบริหารบัญชีธนาคารอย่างเป็นระบบ?

ถ้าเป็นบริษัทที่กำลังเริ่มต้น อาจมีเพียงเจ้าของ  และ/หรือ ผู้ช่วย ดังนั้นการบันทึกการสั่งซื้ออาจเป็นเพียงการบันทึกย้อนหลัง คือ ซื้อไปก่อนแล้ว แล้วค่อยเอาใบเสร็จมาบันทึกในระบบ

เมื่อบริษัทเติบโตมากขึ้น มีพนักงานมากขึ้น เพื่อป้องการการสั่งซื้อที่ไม่เหมาะสม จำเป็นต้องมีระบบมาช่วยควบคุม เช่น ถ้าจะมีการขอสั่งซื้อของต้องมีการอนุมัติก่อน และการสั่งซื้อสินค้าและบริการทั้งหมดของบริษัท ต้องดำเนินการผ่านฝ่ายจัดซื้อเท่านั้น

มูลค่าการซื้อของส่งผลต่อ ต้นทุนของการดำเนินธุรกิจ บริษัทที่สามารถบริหารจัดการด้านการสั่งซื้อได้ดี จะทำให้บริษัทมีผลประกอบการที่ดี

ระยะเวลาเครดิตที่ได้รับจากคู่ค้า จะส่งผลต่อกระแสเงินสดของบริษัท

งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร/ Bank Reconciliation

Bank Reconciliation คือ การทำรายงานกระทบยอดเพื่อพิสูจน์ว่าเงินที่ฝากอยู่ในธนาคาร ณ ปัจจุบันมีจำนวนเท่ากับที่กิจการบันทึกไว้ในระบบรับ-จ่ายเงินของ Nested เพื่อให้ข้อมูลนี้เแสดงต่อผู้บริหารเแบบ Real time เป็นจุดแรกสำหรับใช้วิเคราะห์ วางแผน  และตัดสินใจกับสภาพคล่องของกิจการได้

เมนูย่อยนี้มีหลักการทำงานเเป็นการตรวจสอบข้อมูลระหว่างรายการเดินบัญชีจริง ๆ ที่ได้จากธนาคารกับข้อมูลรับ-จ่ายเงินที่บันทึกบนระบบ Nested ว่ามีจำนวนและวันที่ตรงกันหรือไม่ หากตรงกันจึงกดล็อกรายการป้องกันการแก้ไขข้อมูล

บันทึกรายการเดินบัญชีฯอื่น ๆ ให้ครบถ้วน

นอกจากการฝาก-ถอนเงินซึ่งเป็นรายการหลักที่ต้องเกิดขึ้นในบัญชีเงินฝากธนาคารแล้ว รายการอื่น ก็จำเป็นต้องบันทึกให้ครบถ้วนด้วยเพื่อให้ระบบแสดงข้อมูลได้ตรงกับความเป็นจริง รายการเหล่านี้เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ดอกเบี้ยรับ-จ่ายธนาคาร เป็นต้น

ที่ระบบ Nested จะจัดกลุ่มรายการอื่น ๆ เหล่านี้ให้เข้าไปบันทึกในหน้าเดียวกันเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการใช้งาน นอกจากนี้ในส่วนเดียวกันการทำรายการฝาก-ถอนบนระบบ Nested ยังครอบคลุมไปถึงเรื่องเช็คและการโอนเงินระหว่างธนาคารอีกด้วย เพื่อให้ระบบสะท้อนข้อมูลที่เป็นจริงมากที่สุด

กระบวนการธนาคาร

1. บัญชีธนาคาร

บัญชีธนาคาร Bank Account

งบพิสูจน์ยอดเงินฝาก Bank Reconciliation

2. เช็ค

เช็ค Cheque

3. ดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียม

ดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียม Interest and Fees (BC)

4. โอนเงินระหว่างบัญชี

โอนเงินระหว่างบัญชี Bank Transfer (BT)

2. Cash Allowance

วงเงิน!? สภาพคล่องหน้างานของกิจการ

กิจการที่มีประวัติมาอย่างยาวนานย้อนกลับไปได้หลายสิบปีมักมีความคุ้นชินกับการบริหารสภาพคล่องแบบแบ่งเงินสดส่วนหนึ่งไว้สำหรับใช้จ่าย “หน้างาน” ไม่ว่าจะเป็นลักษณะของเงินสดย่อยหรือเงินทดรองจ่ายก็ดี จุดนี้ที่ Nested มีความเข้าใจอย่างดีและต้องการช่วยสนับสนุนเจ้าของกิจการเพื่อป้องกันปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น

ระบบ Nested จะมองว่าการแบ่งเงินสดสำหรับใช้จ่ายนี้ไม่ว่าในลักษณะไหนก็ตามคือ “วงเงิน” ที่สามารถต้องมีการตั้งขึ้นมา เบิกใช้ เติมเข้าไปเพิ่ม และปิดเมื่อไม่ใช้แล้ว กล่าวง่าย ๆ คือทุกขั้นตอนของการทำงานจริง ๆ จะต้องสร้างเป็นเอกสารบนระบบ Nested ควบคู่ไปด้วยเพื่อสามารถตรวจสอบได้

การทำเช่นนี้เป็นการควบคุมข้อมูลให้ผู้บริหารสามารถเห็นได้ว่าขณะนี้สภาพคล่องของกิจการมีอยู่ในส่วนไหนบ้าง มากหรือน้อยเกินไปหรือไม่ และมีความเสี่ยงไหนบ้างที่ต้องเข้าควบคุมเป็นการเร่งด่วน

กระบวนการเงินสด

1. วงเงินสด

วงเงินสด Cash Allowance (CA)

เติมวงเงิน CA - Top Up

ปิดวงเงิน CA - Close

2. รายการใช้วงเงิน

รายการใช้วงเงิน Cash Voucher (CV)

อัปเดตเมื่อ: 23/11/2021