1. Chart of Accounts

ทำไมถึงต้องบริหารการทำบัญชี?

แม้ว่าการทำงานส่วนใหญ่บนระบบ Nested จะเป็นบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติอยู่แล้ว แต่การตั้งค่าส่วนใหญ่เพื่อให้ระบบทำงานได้ถูกต้องตามควรจะมาจากเมนูย่อย ๆ ในเมนู Accounting ทั้งสิ้น

1. ผังบัญชี

ผังบัญชี Chart of Accounts

2. การเชื่อมโยงรหัสบัญชี

การเชื่อมโยงรหัสบัญชี Accounting Code Linkage

3. ยอดยกมา

ยอดยกมา Beginning Balance

2. Asset

ทำไมต้องบริหารทรัพย์สินอย่างเป็นระบบ?

ลดค่าใช้จ่าย และยืดอายุการใช้งานของสินทรัพย์

ในบริษัทที่มีระบบการบริหารสินทรัพย์ที่ดี จะมีความชัดเจนเรื่องการครอบครองสินทรัพย์ สินทรัพย์ทุกชิ้นจะมีผู้ดูแลเป็นบุคคลอย่างเฉพาะเจาะจง ทำให้เกิดความระมัดระวังด้านการใช้งาน หรือเมื่อต้องการขอซื้อจะมีความไตร่ตรองถึงความจำเป็นก่อน

เพิ่มการควบคุมภายในที่ดี

ในยุคที่การบริหารต้องมีความคล่องตัวมากขึ้น พนักงานบางกลุ่มอาจต้องทำงานจากที่บ้านและจำเป็นต้องมีการโยกสินทรัพย์บางอย่างของบริษัทไปใช้ที่บ้าน สินทรัพย์มีการกระจายตัวไปตามที่ต่างๆกว้างมากขึ้น ดังนั้นการมีระบบการบริหารจัดการสินทรัพย์ที่ดีจะช่วยควบคุมและตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย

อะไรเรียกว่าเป็นทรัพย์สินของบริษัท

ถาม บริษัทมีรถกระบะ 3 คันถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวรหรือไม่?



ตอบ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การซื้อรถกระบะ

ในกรณีบริษัทเป็นบริษัทขายรถกระบะ และซื้อรถกระบะ 3 คันมาเพื่อจำหน่ายต่อ ถือว่าเป็น สินค้าคงคลัง

ในกรณีที่บริษัท เช่ารถกระบะมาใช้ชั่วคราว รถกระบะ 3 คันจะถือว่าเป็น ค่าใช้จ่าย

ในกรณีที่บริษัทซื้อรถกระบะ 3 คัน เพื่อขนส่งสินค้าทั่วไปในบริษัท ถือว่าเป็น สินทรัพย์ถาวร

วงจรทรัพย์สิน

โดยทั่วไปวงจรบริหารสินทรัพย์จะแบ่งเป็น 3 ขั้นตอนหลัก ดังนั้นการกำหนดนโยบายตามแต่ละขั้นตอนให้มีความชัดเจนจึงเป็นเรื่องสำคัญให้ทุกคนในบริษัทปฏิบัติไปในทางเดียวกันได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม

การสั่งซื้อสินทรัพย์

มูลค่า โดยทั่วไปในการสั่งซื้อของที่มาใช้ในการดำเนินงานบริษัทในราคา > 5,000 บาท จะถือว่าเป็นสินทรัพย์

สินทรัพย์ทุกชิ้นต้องมีรหัส และ/หรือ Barcode ประจำสินค้าชิ้นนั้นๆ

แบ่งแยกประเภทสินทรัพย์ให้ชัดเจน น้อยหมวดที่สุด เพื่อลดความผิดพลาด

ตั้งรหัสให้เหมาะสม สามารถดูรหัสและเข้าใจได้

การบันทึกค่าเสื่อมและการตรวจสอบสินทรัพย์

เริ่มคำนวณค่าเสื่อมเมื่อเริ่มใช้งานสินทรัพย์

อัปเดตชื่อผู้ถือครองทรัพย์สินตามความจริง

การนำสินทรัพย์ออกจากทะเบียนสินทรัพย์ของบริษัท

การโอนย้ายสินทรัพย์ระหว่างบริษัท ต้องดำเนินการผ่านการซื้อขาย

การขายทรัพย์สิน

การบริจาคทรัพย์สิน

การบันทึกสูญหาย

กระบวนการทรัพย์สิน

ตัวอย่างวิธีการกำหนดนโยบาย

ในการลงบัญชี สินทรัพย์ ในบริษัทจะขึ้นต้นผังบัญชีด้วยเลข 1 เสมอ โดยมักจะแบ่งประเภทบัญชีของสินทรัพย์ เป็นดังนี้



สินทรัพย์หมุนเวียน VS สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน ต่างกันที่สินทรัพย์หมุนเวียนสามารถเปลี่ยนสภาพเป็นเงินสด หรือใช้หมดไปภายในระยะเวลา 1 ปี

สินทรัพย์มีตัวตน VS สินทรัพย์ไม่มีตัวตน ต่างกันที่กายภาพของสินทรัพย์ เช่น สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน คือสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้แต่สามารถประเมินมูลค่าได้ เช่น เครื่องหมายการค้า


ตารางแสดงตัวอย่าง ประเภทสินทรัพย์

จากตารางด้านบนจะเห็นว่าสินทรัพย์บางประเภทไม่จำเป็นต้องคิดค่าเสื่อมราคา (Depreciation) เพราะว่ามูลค่าของสินทรัพย์ไม่ได้เสื่อมถอยจากการใช้งาน เช่น ที่ดิน ถึงแม้ใช้ไป 20 ปี ก็ไม่ได้แปลว่าที่ดินผืนนั้นด้อยค่าลง หรือ เครื่องหมายการค้า การมีร้านค้าที่ใช้เครื่องหมายเดียวกันมา 100 ปี ไม่ได้แปลว่าเครื่องหมายการค้านั้นด้อยค่าลง

มาดูกลยุทธ์ที่ใช้ได้จริงด้านการบริหารจัดการสินทรัพย์

1. วางแผนภาษี

สำหรับบางประเภทธุรกิจ เช่น โรงแรม มักจะมีสัดส่วนของสินทรัพย์ในมูลค่าที่สูง ดังนั้นการวางแผนว่าจะคำนวณค่าเสื่อมของสินทรัพย์ ‘กี่ปี’ จึงมีผลกระทบโดยตรงต่ออัตรากำไรขาดทุนของบริษัท





ตัวอย่าง การคำนวณค่าเสื่อมของสินทรัพย์มูลค่า 100 บาท จะเห็นว่าการคำนวณ 10 ปี VS 20 ปี จะทำให้ค่าเสื่อมที่จะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย ต่างกัน 1 เท่า

1. ทรัพย์สิน

ทรัพย์สิน Asset

2. ค่าเสื่อมราคา

ค่าเสื่อมราคา Depreciation (DP)

3. ขายสินทรัพย์

ขายสินทรัพย์ Asset Sale

4. ตั้งค่าทรัพย์สิน

ตั้งค่าทรัพย์สิน Asset Settings

3. Journal

สมุดรายวันตามมาตรฐานบัญชี

ตามที่กฎหมายระบุไว้ โปรแกรม Nested มีสมุดรายวันครบทั้ง 5 เล่ม (ซื้อ ขาย รับ จ่าย และทั่วไป) เหมือนกับโปรแกรมฯบัญชีอื่น ๆ ทุกประการ แต่เมื่อใช้งานจริงผู้ใช้งานอาจจะไม่ได้ใช้งานในส่วนนี้มากเท่าไร เพราะทุกกระบวนการสร้างเอกสารการซื้อ - ขาย ระบบจะลงบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติอยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องเข้ามาลงบัญชีเองในสมุดรายวัน

แต่ถึงอย่างไรก็ดีระบบเราก็สามารถรองรับได้ทุกสถานการณ์ของผู้ใช้งาน จึงมีสมุดรายวันทั่วไปให้ผู้ใช้งานสามารถเข้ามาปรับปรุงรายการต่าง ๆ (ที่คาดไม่ถึง) ได้ นอกจากนี้ ระบบ Nested  ยังเปิดให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างสมุดเล่มอื่น ๆ เพิ่มเองได้ตามแต่การประยุกต์ใช้งานในกิจการอีกด้วย เช่น สมุดรายวันธนาคาร

1. สมุดรายวัน

สมุดรายวัน Journal

2. ประเภทสมุดรายวัน

ประเภทสมุดรายวัน Journal Type

4. Period Lock

ล็อกงวดบัญชี Period Lock

5. Report

รายงานงบทดลอง Trial Balance Report

รายงานสมุดรายวัน Journal Report

รายงานยอดคงค้าง Outstanding Balance Report

รายงาน Cost Center

รายงานค่าเสื่อมราคา Depreciation Report

รายงานภาษีเงินได้ถูกหัก ณ ที่จ่าย Suspend Withholding Tax

รายงานสต๊อก Stock Report

6. Tax

การคำนวณภาษีอัตโนมัติในระบบ nested

ระบบ nested จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในแต่ละเดือนได้อย่างอัตโนมัติ เพื่อ

ลดเวลาการจัดทำ รายงานภาษีขาย, รายงานภาษีซื้อ, และการกรอกข้อมูลในแบบ ภ.พ. 30

ป้องกันรายการตกหล่นจนทำให้ยื่นภาษีขายและภาษีซื้อไม่ครบ และเสีย เบี้ยปรับเงินเพิ่ม VAT

ยื่นภาษีให้ถูกต้องกับสาขาที่จด

ในกรณีที่กิจการมีสถานประกอบการหลายแห่ง ต้องตรวจสอบว่ากิจการได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแบบยื่นรวมสาขา หรือ แยกยื่นรายสาขา จากเอกสารใบ ภ.พ.02

กระบวนการภาษี

1. ภาษีมูลค่าเพิ่ม

ภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT

2. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย Withholding Tax

6. Budget

1. Cost Center

Cost Center

2. งบประมาณ

งบประมาณ Budget

3. รายงานศูนย์ต้นทุน

รายงาน Cost Center

อัปเดตเมื่อ: 25/11/2021