1. Chart of Accounts

ทำไมถึงต้องบริหารการทำบัญชี?

แม้ว่าการทำงานส่วนใหญ่บนระบบ Nested จะเป็นบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติอยู่แล้ว แต่การตั้งค่าส่วนใหญ่เพื่อให้ระบบทำงานได้ถูกต้องตามควรจะมาจากเมนูย่อย ๆ ในเมนู Accounting ทั้งสิ้น

1. ผังบัญชี

• ผังบัญชี Chart of Accounts

2. การเชื่อมโยงรหัสบัญชี

• การเชื่อมโยงรหัสบัญชี Accounting Code Linkage

3. ยอดยกมา

• ยอดยกมา Beginning Balance

2. Asset

ทำไมต้องบริหารทรัพย์สินอย่างเป็นระบบ?

1. ลดค่าใช้จ่าย และยืดอายุการใช้งานของสินทรัพย์

ในบริษัทที่มีระบบการบริหารสินทรัพย์ที่ดี จะมีความชัดเจนเรื่องการครอบครองสินทรัพย์ สินทรัพย์ทุกชิ้นจะมีผู้ดูแลเป็นบุคคลอย่างเฉพาะเจาะจง ทำให้เกิดความระมัดระวังด้านการใช้งาน หรือเมื่อต้องการขอซื้อจะมีความไตร่ตรองถึงความจำเป็นก่อน

2. เพิ่มการควบคุมภายในที่ดี

ในยุคที่การบริหารต้องมีความคล่องตัวมากขึ้น พนักงานบางกลุ่มอาจต้องทำงานจากที่บ้านและจำเป็นต้องมีการโยกสินทรัพย์บางอย่างของบริษัทไปใช้ที่บ้าน สินทรัพย์มีการกระจายตัวไปตามที่ต่างๆกว้างมากขึ้น ดังนั้นการมีระบบการบริหารจัดการสินทรัพย์ที่ดีจะช่วยควบคุมและตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย

อะไรเรียกว่าเป็นทรัพย์สินของบริษัท

ถาม บริษัทมีรถกระบะ 3 คันถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวรหรือไม่?

ตอบ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การซื้อรถกระบะ

• ในกรณีบริษัทเป็นบริษัทขายรถกระบะ และซื้อรถกระบะ 3 คันมาเพื่อจำหน่ายต่อ ถือว่าเป็น สินค้าคงคลัง

• ในกรณีที่บริษัท เช่ารถกระบะมาใช้ชั่วคราว รถกระบะ 3 คันจะถือว่าเป็น ค่าใช้จ่าย

• ในกรณีที่บริษัทซื้อรถกระบะ 3 คัน เพื่อขนส่งสินค้าทั่วไปในบริษัท ถือว่าเป็น สินทรัพย์ถาวร

วงจรทรัพย์สิน

โดยทั่วไปวงจรบริหารสินทรัพย์จะแบ่งเป็น 3 ขั้นตอนหลัก ดังนั้นการกำหนดนโยบายตามแต่ละขั้นตอนให้มีความชัดเจนจึงเป็นเรื่องสำคัญให้ทุกคนในบริษัทปฏิบัติไปในทางเดียวกันได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม

1. การสั่งซื้อสินทรัพย์

• มูลค่า โดยทั่วไปในการสั่งซื้อของที่มาใช้ในการดำเนินงานบริษัทในราคา > 5,000 บาท จะถือว่าเป็นสินทรัพย์

• สินทรัพย์ทุกชิ้นต้องมีรหัส และ/หรือ Barcode ประจำสินค้าชิ้นนั้นๆ

• แบ่งแยกประเภทสินทรัพย์ให้ชัดเจน น้อยหมวดที่สุด เพื่อลดความผิดพลาด

• ตั้งรหัสให้เหมาะสม สามารถดูรหัสและเข้าใจได้

2. การบันทึกค่าเสื่อมและการตรวจสอบสินทรัพย์

• เริ่มคำนวณค่าเสื่อมเมื่อเริ่มใช้งานสินทรัพย์

• อัปเดตชื่อผู้ถือครองทรัพย์สินตามความจริง

3. การนำสินทรัพย์ออกจากทะเบียนสินทรัพย์ของบริษัท

• การโอนย้ายสินทรัพย์ระหว่างบริษัท ต้องดำเนินการผ่านการซื้อขาย

• การขายทรัพย์สิน

• การบริจาคทรัพย์สิน

• การบันทึกสูญหาย

กระบวนการทรัพย์สิน

ตัวอย่างวิธีการกำหนดนโยบาย

ในการลงบัญชี สินทรัพย์ ในบริษัทจะขึ้นต้นผังบัญชีด้วยเลข 1 เสมอ โดยมักจะแบ่งประเภทบัญชีของสินทรัพย์ เป็นดังนี้

สินทรัพย์หมุนเวียน VS สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน ต่างกันที่สินทรัพย์หมุนเวียนสามารถเปลี่ยนสภาพเป็นเงินสด หรือใช้หมดไปภายในระยะเวลา 1 ปี

สินทรัพย์มีตัวตน VS สินทรัพย์ไม่มีตัวตน ต่างกันที่กายภาพของสินทรัพย์ เช่น สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน คือสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้แต่สามารถประเมินมูลค่าได้ เช่น เครื่องหมายการค้า

ตารางแสดงตัวอย่าง ประเภทสินทรัพย์

จากตารางด้านบนจะเห็นว่าสินทรัพย์บางประเภทไม่จำเป็นต้องคิดค่าเสื่อมราคา (Depreciation) เพราะว่ามูลค่าของสินทรัพย์ไม่ได้เสื่อมถอยจากการใช้งาน เช่น ที่ดิน ถึงแม้ใช้ไป 20 ปี ก็ไม่ได้แปลว่าที่ดินผืนนั้นด้อยค่าลง หรือ เครื่องหมายการค้า การมีร้านค้าที่ใช้เครื่องหมายเดียวกันมา 100 ปี ไม่ได้แปลว่าเครื่องหมายการค้านั้นด้อยค่าลง

มาดูกลยุทธ์ที่ใช้ได้จริงด้านการบริหารจัดการสินทรัพย์

1. วางแผนภาษี

สำหรับบางประเภทธุรกิจ เช่น โรงแรม มักจะมีสัดส่วนของสินทรัพย์ในมูลค่าที่สูง ดังนั้นการวางแผนว่าจะคำนวณค่าเสื่อมของสินทรัพย์ ‘กี่ปี’ จึงมีผลกระทบโดยตรงต่ออัตรากำไรขาดทุนของบริษัท

ตัวอย่าง การคำนวณค่าเสื่อมของสินทรัพย์มูลค่า 100 บาท จะเห็นว่าการคำนวณ 10 ปี VS 20 ปี จะทำให้ค่าเสื่อมที่จะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย ต่างกัน 1 เท่า

1. ทรัพย์สิน

• ทรัพย์สิน Asset

2. ค่าเสื่อมราคา

• ค่าเสื่อมราคา Depreciation (DP)

3. ขายสินทรัพย์

• ขายสินทรัพย์ Asset Sale

4. ตั้งค่าทรัพย์สิน

• ตั้งค่าทรัพย์สิน Asset Settings

3. Journal

สมุดรายวันตามมาตรฐานบัญชี

ตามที่กฎหมายระบุไว้ โปรแกรม Nested มีสมุดรายวันครบทั้ง 5 เล่ม (ซื้อ ขาย รับ จ่าย และทั่วไป) เหมือนกับโปรแกรมฯบัญชีอื่น ๆ ทุกประการ แต่เมื่อใช้งานจริงผู้ใช้งานอาจจะไม่ได้ใช้งานในส่วนนี้มากเท่าไร เพราะทุกกระบวนการสร้างเอกสารการซื้อ - ขาย ระบบจะลงบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติอยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องเข้ามาลงบัญชีเองในสมุดรายวัน

แต่ถึงอย่างไรก็ดีระบบเราก็สามารถรองรับได้ทุกสถานการณ์ของผู้ใช้งาน จึงมีสมุดรายวันทั่วไปให้ผู้ใช้งานสามารถเข้ามาปรับปรุงรายการต่าง ๆ (ที่คาดไม่ถึง) ได้ นอกจากนี้ ระบบ Nested  ยังเปิดให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างสมุดเล่มอื่น ๆ เพิ่มเองได้ตามแต่การประยุกต์ใช้งานในกิจการอีกด้วย เช่น สมุดรายวันธนาคาร

1. สมุดรายวัน

• สมุดรายวัน Journal

2. ประเภทสมุดรายวัน

• ประเภทสมุดรายวัน Journal Type

4. Period Lock

• [ล็อกงวดบัญชี Period Lock

](/th/article/period-lock-4jhtmk/)

5. Report

• รายงานงบทดลอง Trial Balance Report

• รายงานสมุดรายวัน Journal Report

• รายงานยอดคงค้าง Outstanding Balance Report

• รายงาน Cost Center

• รายงานค่าเสื่อมราคา Depreciation Report

• รายงานภาษีเงินได้ถูกหัก ณ ที่จ่าย Suspend Withholding Tax

• รายงานสต๊อก Stock Report

6. Tax

การคำนวณภาษีอัตโนมัติในระบบ nested

ระบบ nested จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในแต่ละเดือนได้อย่างอัตโนมัติ เพื่อ

1. ลดเวลาการจัดทำ รายงานภาษีขาย, รายงานภาษีซื้อ, และการกรอกข้อมูลในแบบ ภ.พ. 30

2. ป้องกันรายการตกหล่นจนทำให้ยื่นภาษีขายและภาษีซื้อไม่ครบ และเสีย เบี้ยปรับเงินเพิ่ม VAT

ยื่นภาษีให้ถูกต้องกับสาขาที่จด

ในกรณีที่กิจการมีสถานประกอบการหลายแห่ง ต้องตรวจสอบว่ากิจการได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแบบยื่นรวมสาขา หรือ แยกยื่นรายสาขา จากเอกสารใบ ภ.พ.02

กระบวนการภาษี

1. ภาษีมูลค่าเพิ่ม

• ภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT

2. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย Withholding Tax

6. Budget

1. Cost Center

• Cost Center

2. งบประมาณ

• งบประมาณ Budget

3. รายงานศูนย์ต้นทุน

• รายงาน Cost Center

อัปเดตเมื่อ: 25/11/2021